材料设备采购实施作业指引.doc

材料设备采购实施作业指引

编号：XXDC-WI-CG02

版号：A/0

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材料设备采购实施作业指引

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目的

清晰规范项目材料设备采购实施管理过程中的控制节点，明确界定材料设备采购实施管理工作范畴及职责分工，提高管理效率。

适用范围

适用于公司开发的房地产项目的材料设备采购实施阶段。

术语和定义

甲供材料设备：甲方（即开发商）与供应商签订供货（供货及安装）合同，并由甲方直接向供应商采购的材料设备。

甲定乙购材料设备：甲方确定材料设备的品牌、价格和供应商；乙方(即施工单位)负责与供应商签订合同，支付货款，购买材料设备及施工。

职责

采购管理部

负责确定甲定乙供材料设备的品牌、价格和供应商，并将《甲定乙购材料设备采购通知单》发给项目部。

负责通知供应商按计划供货（当供应商不包安装时）。

按月对甲供材供货进行汇总统计，并与项目部、成本管理部、财务部核对，避免超供。

项目部

审核施工单位报送的《材料（进度）需求计划》（材料设备供应商不包安装），审核前需要与采购管理部沟通核对采购数量。

通知材料设备供应商（包安装）开始供货及进场施工。

通知施工单位按《甲定乙购材料设备采购通知单》与供应商签订采购合同。

组织项目材料设备的到货验收。

负责组织材料设备现场检查。

参与每月材料设备对账。

成本管理部

提供甲供材预算总量。

参与每月材料设备对账。

负责在超供时提供结算量。

财务部

参与每月材料设备对账。

负责办理超供材料设备扣款。

工作程序

材料设备供应商选择

材料设备供应商的选择工作按照《工程及材料设备供应商选择管理流程》进行。

属于甲定乙购材料设备的，由采购管理部组织招标或议标，确定品牌、价格和供应商，并根据中标结果，填写《甲定乙购材料设备采购通知单》与中标通知书和投标报价书一起传至项目部，项目部交施工单位组织供货。

材料设备采购

成本管理部向采购管理部和项目部提供甲供材预算总量，以便进行采购控制。

甲供材料设备的采购

对于材料设备供应商不包安装的甲供材料设备：

施工单位（即为材料设备安装单位）提出《材料（进度）需求计划》，计划中应明确规格型号、技术参数、数量及到场时间要求，经监理审核后，报项目部审核。

项目部将《材料（进度）需求计划》报分管副总审核后，发给采购管理部。

采购管理部将《材料（进度）需求计划》与成本管理部提供的甲供材预算总量进行核对无误后，通知材料设备供应商到采购管理部领取《材料（进度）需求计划》。供应商书面签字认可计划内容，并根据计划要求组织材料设备进场。

采购管理部按计划批次调整《甲供材料供货控制表》，并将供货计划按顺序存档。

采购管理部依据甲供材预算总量和项目进度要求进行分批次供应。采购管理部需每月对甲供材用量进行汇总统计，并与财务部、成本管理部、项目部进行核对，避免出现超供现象。当该材料设备的供应量到90%时，应书面通知成本管理部、项目部、及相关分管领导加强剩余材料设备的供应管理工作；当该材料（设备）供应量达到100%时，停止供应。如遇超量供应等特殊情况须进行审批。

对于材料设备供应商包安装的甲供材料设备，由项目部根据合同要求通知材料设备供应商开始供货及进场施工（采购管理部提供采购合同复印件给项目部和监理单位）。

货到工地后，由项目部组织采购管理部、监理单位、总承包施工单位、供应商进行验收，验收合格后在《甲供材料收货清单》上会签。

项目部填写材料设备进度付款建议书及结算通知书，经项目部负责人审核后，根据合同的规定和《付款管理作业指引》办理支付及结算工作。

甲定乙购材料设备的采购

项目部通知施工单位按《甲定乙购材料设备采购通知单》进行甲定乙购材料设备的采购。

项目部负责对甲定乙购材料设备供应商的供货数量、供货进度及供货质量进行跟踪，在接到《甲定乙购材料设备采购通知单》后7天内，按材料招标书及《甲定乙购材料设备采购通知单》规定内容督促施工单位与甲定乙购材料的指定供货商签订供货合同，供货合同（复印件）由施工单位交项目部两份，项目部和成本管理部各留一份存档。

货到工地后，由项目部组织采购管理部、施工单位、供应商、监理单位进行验收，验收合格后在《材料设备进场验收单》上会签。

项目部负责督促施工单位按供货合同要求支付供应商材料款，在填写施工单位工程进度付款单时，应书面注明甲定乙购材料供应商已收款情况。

材料设备验收

验收过程中，监理单位负责按供货合同（如有供货样板则对照样板）验收质量及对其型号、规格等参数进行审核，施工单位负责检查其外观质量、数量并接收。项目部负责甲供材料设备实际供货数量的统计核实。

监理单位判断该材料、设备是否需要送检，如须送检，则按规定要求送