合同管理作业指引.docx

编号：XXDC-WI-HT-01

版本：A/0

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合同管理作业指引

合同管理作业指引

编制人：

修订人：

审核人：

审批人：

使用说明

目的及适用范围

目的：实现公司合同的规范化管理，避免法律风险。

范围：公司各类合同的签订、审核、审批、执行、归档、反馈；

文件类型

□一级流程□二级流程■作业指引

术语和定义

合同：是指公司与公司外部其它自然人、法人、其它组织所发生经济业务而签订的各种合同（人事劳动合同除外）。公司与公司外部其它自然人、法人、其它组织所发生各自经济业务，除即时结清的外，原则上标的在5000元（含）以上的应签订书面合同，标的在5000元以下的可根据实际情况灵活处理。（此处仅为建议）

合同分类。合同按照经营管理对象，可分为八大类：

投资类合同：包括战略投资合同、股权合作合同、土地购买合同、项目收购合同、土地转让合同等；

前期类合同：包括工程勘察委托合同、设计委托合同；前期土地整理合同、拆迁委托、评估、补偿合同；工程造价咨询服务合同、工程监理合同等；

建安工程类合同：

①工程类合同：工程总包合同、工程专项（安装、装饰、市政、园林环境等）分包合同、工程保险合同、工程担保合同等；

②材料设备类合同：材料采购合同、设备采购及安装合同、招标委托合同等；

营销类合同：包括市场调研委托合同、产品策划委托合同、营销策划委托合同、广告代理合同、宣传资料和销售道具制作合同、销售代理合同、房屋销售合同、按揭合同等；

人事行政类合同：包括人事外包合同、管理外包合同、管理咨询合同、一般物资行政类采购合同、法律事务外包合同、信息化系统外包合同、行政事务合同等；

财务类合同：包括各种借（贷）款合同、抵押合同、质押合同、担保合同、典当合同、信托合同、审计委托合同等；

散单：各类付款必须在集中付款日进行支付，其余在非集中付款日支付的款项为散单。地价款、政府税费除外。

工作程序

合同办理的原则

合法性原则：合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。

招标原则：

合同单位应通过招标方式确定，拟签合同正文及其补充协议（包括工程类合同设计变更与现场签证协议、工程保修协议、廉洁合作协议），应作为招标文件之附件一并发给投标单位，投标单位需对其进行确认。但以下情形除外：

某项业务或产品已经总部审批确定了长期合作伙伴；

政府、行业垄断或媒体广告等具有垄断性质的业务；

按其它程序文件要求可以直接采购的业务。

利益明晰原则：

合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应该有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等），并就各类变更，如工程类合同设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。

标准文本原则：

订立合同应当采用公司统一制订的合同标准文本；尚未制订标准文本的，参照公司最相类似的合同标准文本。

事前签订原则：

对于应该签订书面合同并有款项收付内容的业务须事先签订合同，然后开始履行。特殊紧急情况下，应有审批权限领导的邮件审批，但应在一周内按已审批邮件签订书面合同，补全手续。

诉讼原则（适用于工程类合同）：工程类合同条款中关于合同争议解决办法一律采用诉讼方式解决，不得选用仲裁或其它方式。

标准合同文本管理

总部各专业部门为本部门专业责任范围内的合同标准文本的管理责任主体，负责专业责任范围内的合同标准文本的制定、持续评估修订、合同发布执行。

标准合同须主责部门会同法务、成本和财务等相关部门审核，并经主责部门分管总裁审批确认后，由主责部门负责标准合同的统一发布实施。

标准合同制定以实现公司利益最大化为原则，合同签署以签署本公司标准化合同和不改变标准化合同原条款为原则，但商务条款可视交易内容、合作方地位强弱等具体情形而有所变更。

在客观条件发生重大变化(如国家法律法规、政府法令、客户重大投诉与诉讼、市场变化等)使原有标准文本不再适用时，由业务部门提出修订建议，修订稿审批权限同2.2.2。

标准合同文本需要修订时，必须按2.2.2要求重新进行审批，并由主责部门正式发布，方可生效执行。

合同管理的一般流程

合同拟定

各业务部门根据业务需要及订立合同的原则拟定合同文本；

公司已发布过标准合同文本的应首先使用公司的标准文本。确实无法使用的，应在标准文本的基础上以“修订”（明确标注修改）的形式进行拟定。如签约双方有特殊约定，可以增加补充条款或对标准条款进行适当修改；

政府有关部门有强制性规定、应采用其提供的示范合同文本的，业务部门应根据公司利益草拟补充协议；

对公司标准合同、或已备案标准文本的战略合作合同的分协议、分合同，如改变