综合档案管理系统在水利工程科技档案管理中的应用.docx

企业经营与项目管理

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综合档案管理系统在水利工程科技档案管理中的应用

●樊晓燕郭维茹/(中国水利水电第四工程局有限公司)

【摘要】

【摘要】档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。为做好工程科技档案管理工作，准确保存施工过程中具有价值的资料，中国水利水电第四工程局有限公司应用清华紫光综合档案管理系统，保证了原始资料的完整性、及时性和系统性要求。

【关键词】档案管理系统软件应用

1水电工程科技档案管理的重要性

水电作为可再生的清洁能源，在我国能源发展史中占有极其重要的地位，支撑着经济社会的可持续发展。2010年，以小湾水电站4号机组投产为标志，我国水电装机容量已突破2亿kW。目前，中国不但是世界水电装机第一大国，也是世界上在建规模最大、发展速度最快的国家，已逐步成为世界水电创新的中心。伴随着这些水电工程建设的完成，形成了大量科技档案，包括项目建议书，地质勘测资料，可行性研究、初步设计等前期工作报告及有关上级部门的各项批复；涉及施工、监理、设计的招投标文件及合同；工程实施建设阶段的施工组织设计、工程进度计划，施工测量、放样、材料、设备检验、检查记录；各工序单位工程、分部工程、单元工程及隐蔽等工程的验收记录；工程阶段验收、专项验收资料；施工中的重大会议纪要、重要领导批示等。这些文档材料全面反映了水利工程建设各个阶段的详细情况，不仅对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护具有重要的利用价值，而且对其他新建工程的借鉴价值和指导意义更加不容忽视。因此，做好水利工程科技档案管理工作，准确保存施工过程中具有价值的资料，为水利工程提供真实丰富的信息资源，成为水利工程建设及管理中一个不可或缺的重要环节。中国水利水电第四工程局有限公司结合实际工作需要，采用清华紫光综合档案管理系统，实现了科技档案的网络化、系统化管理。现对该系统的应用情况作一简要介绍。

2档案管理系统总体设计

2.1系统设计和结构

清华紫光综合档案管理系统支持多模式归档文件整理、多全宗管理模式、跨库检索查询等功能，并实现了与在线OCR、全文检索、双层PDF/CEB技术、数据交换、图形图像处理、文件浏览等新技术的集成。系统采用C/S和B/S混合结构，分为档案业务、系统维护和信息服务三部分。

系统采用C/S和B/S混合结构，其中提供网上用户利用的部分采用B/S方式实现，这部分用户量大，采用B/S方式对用户的使用和系统的维护都提供了很大的方便；档案业务部分是通过C/S方式实现的，这部分采用C/S方式具有更强的安全性和使用方便、灵活性，可以提供更强大的对数据操作的功能，主要针对档案部门的档案管理人员。

2.2系统运行环境

2.2.1硬件环境

系统为集中式档案管理系统，包括数据库服务器、WEB服务器及其他应用服务器。

(1)数据库服务器。主要运行数据库系统ORACLE或MSSQLSERVER,集中存储电子档案数据，为网上用户提供数据库服务。根据用户档案信息的具体情况和服务器的配置，档案数据可以存储在服务器的硬盘上，也可以存储在服务器所连接的磁盘阵列上；用户也可以在

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水利水电施工2012·第6期总第135期

数据库服务器上选装磁带机，进行数据备份。

(2)WEB服务器。系统B/S档案信息服务网站需要

1台WEB服务器的支持，用于提供系统WEB应用。

(3)其他应用服务器。其他应用服务器可根据用户的需要进行选配，例如可以运行流媒体播放服务、流技术浏览器服务、全文检索索引服务和在线OCR服务等应用服务。

2.2.2软件环境

系统分为C/S和B/S两部分，C/S部分需要数据库系统(ORACLE或SQLSERVER),B/S部分需要安装JDK和TOMCAT。

3系统主要功能模块

3.1文件管理

文件管理是文档一体化的开端，该模块可以实现对文件的分类、登记、修改、删除，以及各种文件报表的打印等功能，文件的原件也可以在此模块中输入或引入系统，参加后续的立卷工作。文件管理实现了“一次输入，反复利用”,在不增加办公室文书工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度减少档案管理员的工作。

3.2收集整编

在实际档案工作中，经常是首先收集零散文件(收集工作可能是文书部门、档案部门或OA办公系统完成的),之后进行组卷归档。这一过程可以在整理编目子系统中完成，您可以完全依照自己的方式收集资料，在归档前库中存放所有内容完整或不完整的文件、案卷，最后按所需要的方法分类、组卷、归档