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高校印章管理流程与审批机制

一、制定目的及范围

为加强高校印章管理，确保印章使用的合规性与安全性，特制定本管理流程。本流程适用于学校内部各部门的印章使用申请、审批与管理，涵盖日常印章使用、印章的保管与维护、印章的备案与注销等环节。

二、印章管理原则

印章管理应遵循以下原则：

1.坚持“安全、规范、透明”的管理原则，确保印章使用的合法性与有效性。

2.所有印章的使用必须经过严格的审批流程，确保使用目的明确。

3.印章管理责任明确，各部门应指定专人负责印章的使用与保管工作。

4.定期对印章使用情况进行审计，确保印章管理持续符合相关规定。

三、印章管理流程

1.印章申请与审批流程

1.1申请提交：需要使用印章的部门，应填写《印章使用申请表》，详细说明使用目的、使用时间及使用范围。

1.2初步审核：部门负责人对申请表进行初步审核，确认申请的合理性与必要性。

1.3审批流程：初步审核通过后，申请表需逐级上报，经过教务处、财务处等相关职能部门的审批，最终由校领导审批。

1.4印章领取：审批通过后，申请部门可根据指定的时间到印章管理处领取印章，并填写《印章领取登记表》。

2.印章使用与归还

2.1印章使用：印章使用期间，申请部门应妥善保管印章，确保印章不被他人非法使用。

2.2使用记录：每次使用印章后，需在《印章使用记录表》上详细记录使用情况，包括使用时间、使用目的及使用人。

2.3印章归还：印章使用完毕后，需及时归还至印章管理处，填写《印章归还登记表》。归还时需审核使用记录，确保使用情况符合申请目的。

3.印章保管与维护

3.1印章保管：印章应由专人负责保管，保管人员需定期对印章进行清点与检查，确保印章完好无损。

3.2印章维护：对损坏或磨损的印章，应及时进行修复或更换，确保印章的清晰度与完整性。

3.3印章备案：所有印章应建立档案，包括印章的类型、用途、保管人及使用记录，确保信息的完整性与可追溯性。

4.印章注销与更换

4.1印章注销：因机构调整、职能变更等原因需注销印章的，需填写《印章注销申请表》，并附上相关证明材料。

4.2审批流程：注销申请由部门负责人审核，经过校领导审批后，方可进行印章注销。

4.3印章更换：如印章损坏、丢失等情况需更换印章的，申请部门需重新提交申请，经过审批后方可制作新印章。

四、印章使用纪律

1.使用规范：印章使用应遵循“专款专用”的原则，不得用于个人事务或与工作无关的事项。

2.责任追究：如因印章使用不当导致的法律纠纷，由相关责任人承担相应责任。

3.定期审计：学校每学期需对印章使用情况进行审计，发现问题及时整改，确保印章管理的规范性。

五、培训与宣传

为确保印章管理流程的有效执行，定期对相关人员进行培训，内容包括印章管理的相关法律法规、使用流程及注意事项。同时，通过宣传栏、网络平台等多种渠道，增强全校师生对印章管理重要性的认识，形成良好的印章使用氛围。

六、反馈与改进机制

建立印章管理的反馈机制，鼓励各部门对印章管理流程提出意见和建议。定期召开管理协调会议，评估流程的有效性，根据反馈及时进行调整与优化，确保印章管理流程与时俱进，适应学校发展的需要。

通过上述印章管理流程与审批机制的建立与实施，将有效提升高校印章管理的规范性与安全性，确保印章使用的合规性，进一步推动学校各项工作的顺利开展。