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会议接待流程

一、前期准备工作

1、销售经理根据客户需求确定会议日期、会议场地、用餐

场地及用房数量。留客户联系方式进行后期跟进。

2、以传真（旅行社）或电话（一般会议）形式完成初步报

价，双方初步达成合作意向。

3、通过预订单及工作联系单以纸面形式做好相应场地的

预留，在本部门做好相应场地的登记，避免重复预定。

4、检查所涉及场地是否可用，确保场地能够达到客户预期

需求，对于特殊或目前达不到的客户需求报领导处，批

准后将结果回复客户。

5、双方预约考察酒店时间，前期对所涉及场地再次进行检

查，确保场地完好可用。

二、中期对接工作

1、根据预约时间带领客户参观酒店及所涉及的场地。

2、对接会议细节，做好详细记录。其中对于客户再次提出

的特殊或目前达不到的需求报领导批准；亦或请所涉及

酒店部门领导出面协调商议，做好最终确定。

3、洽谈会议付款方式、入住登记方式（出示证件或当地派

出所/接待办盖章免证件）、前台布置、引领安排，房务

要求（房间配备、撤消费品等其它要求）餐饮要求（桌

餐、自助餐、用餐标准、场地及数量、场地布置等其它

要求）会议要求（会议室摆放、话筒音响及投影仪安排、

横幅、绿植等其它要求）安保要求（预留停车位，照相

位、特殊安全保障及其它要求）工程要求（安排工程人

员会期跟踪及配合等其它要求）

4、可根据需要与该单位签订会议合同书，对双方合作内容

及费用等事宜进行纸质确认，合同书中体现双方应尽的

责任及义务，对于合同内容不履行双方应做的赔偿进行

详细描述，双方负责人签字盖章后各执一份。

5、根据对接详情制作详细会议任务单，会议所有要求及细

节均在会议任务单中体现，涉及所有相关部门，要求各

部门按会议任务单准备接待。会议任务单须显示会议期

间有效签字人全名及联系方式，必要时将该有效签字人

介绍于各个营业点认识。

6、会议任务单呈销售部经理签字，报销售总监审批，签字

后复印发于各个部门，各部门签字收取做准备。

三、会期跟踪工作

1、销售部根据会议规模安排1-2位销售经理全程跟踪会

议，确保会议顺利进行，要求从客人进店时起全程跟踪，

包括报道、入住、用餐、会议及其它。

2、会议期间、销售经理当天提前对所涉及场地及引领等相

关安排再次进行检查，确保会议顺利进行。

3、会议期间，保持与会务组的密切联系，对于会议临时所

做的一些更改及变动及时与相应部门进行沟通、协调，

最终以工作联系单形式发于涉及部门做相应变动。

4、总台安排1名人员负责会议期间所有账务的核对，于当

天上午将昨日总消费汇总交于销售经理，销售经理与会

务负责人核对后该负责人签字，后销售经理将该账单交

于总台账务负责人员保存。会议结束当天将所有账务汇

总与会务组负责人再次进行核对，无误后客人签字，按

当初所谈付款方式进行付款或挂账。

5、对于挂账会议单位进行后期跟踪，一般要求会议结束

10个工作日内结清账款。