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企业办公自动化实施方案

网络运营中心2011/03/04

目录

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一、关于办公自动化……………

二、实施OA系统的必要性……………………

三、OA系统实施方案…………

四、总结…………

一、关于办公自动化

企业办公自动化也称为OA(OfficeAutomation)，是一门综合性的科学技术。

使用简单、投入相对较小，大多数企业往往选择从OA系统着手实施企业的信息化管

理。

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OA系统的优点：

1.可以实现分布式协同办公。可以支持多分公司（工厂）、跨地域的办公模式和

移动办公。企业员工在任何地方只需要用自己的帐号登录OA系统就可以查看

和处理自己的工作流程、邮件和信息。

2.可以落实管理制度、工作流程自动化。工作流程是OA系统的核心思想，可实

时监控、跟踪、解决多岗位、多部门、多分公司之间的协同工作问题，从而

提高工作效率。各个企业都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收

发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流

程的自动化，就可以标准各项工作，提高企业协同工作的效率。

3.信息发布平台和内部通讯平台。如企业公告、新闻发布、电子刊物等，使内

部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间

得到广泛的传播，使员工能够即时的了解企业内部的开展动态。可以建立企

业内部邮件系统，短信系统，即时通讯系统等，使企业内部的通讯和信息交

流快捷通畅。

4.文档自动化管理。各类的文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进

行保存、共享和使用，并有一个方便快捷的查找手段。

OA系统的局限性：

由于OA系统属于企业信息化管理基础应用系统，并不能实施企业产销存，财务

统计等较为复杂的信息化应用。

二、实施OA系统的必要性

目前集团公司在长沙，湘潭，宁乡等地都设有分公司、工厂和办公地点，涉及

不同的行业和业务范围。随着集团规模的扩展和员工的增加，在集团内部规章制度

管理、分公司与各部门之间协调沟通、财务申报与审核、人力资源管理等方面将会

遇到越来越多的问题，正如虞总所总结的“人在路上跑，事情办不好，费用降不下，

效率难提高〞。

OA系统正好能解决异地办公，分布式管理所遇到的问题，利用互联网的快速便

捷，能将工厂、分公司、各个部门和所有员工集中在一个平台进行管理和沟通，而

且集团公司相对于其他企业的优势在于新业务刚刚起步，不至于像老企业那样积重

难返。

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所以我认为集团目前实施OA系统是必要的，即可以标准企业管理，提高工作效

率，减少办公费用，也可以为将来实施更加复杂的ERP、CRM等系统打下良好基础，

实现集团的现代化信息管理。

OA结构图

三、OA系统实施方案

系统实施需要做以下的工作：

1、管理架构的调研。因为OA系统以工作流程为核心，所以必须明确集团总

部、工厂、分公司、各部门的管理关系。例如某公司业务副总经理负责业

务部门，总经理亲自管理行政部与财务部，这样的管理架构表达在OA系

统里，行政部与财务部的工作流程无需通过业务副总经理的审核就可提交

总经理，而业务部门的工作流程则需副总经理审核通过后，才能提交给总

经理审核。如果管理关系不明确，OA系统的基础不稳，将不可能成功实施。

2、管理权限的调研。各个岗位的管理者、员工有什么样的权限，权限有多大

必须要明确。例如某部门的主管有1000元以下的业务招待费审核权，表