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志不强者智不达,言不信者行不果。——墨翟
鹤山市美业棉纺织企业有限公司
文件名称:文件编号与编写格式规定
文件编号:MY3—001
版本号:A
编制:审批:
日期:2004/7/5日期:2004/7/6
志不强者智不达,言不信者行不果。——墨翟
修订记录
页号页版修改内容批准人修改日期
1目的
规范文件规则与编写规定,以求文件格式与风格的统一。
2范围
志不强者智不达,言不信者行不果。——墨翟
适用于本公司所有文件的编号以及程序文件的编写。质量手册、三级文件也可参
照此格式编写。
不适用规范、图纸、工艺文件的编号与编写。
3职责
3.1质量手册由经管者代表负责组织编写;
3.2各职能部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、经管制度
和相应的记录表格。
3.3办公室负责制定文件编号和附件的表格编号。
4工作内容
4.1编号方法
4.1.1文件的编号规则按以下规定进行。
MY
顺序号(001、002……)
性质代号(见4.1.2)
企业代号
4.1.2性质代号按表1的规定。
表1性质代号
代号性质文件名称
1一级文件质量手册
2二级文件程序文件
3三级文件作业指导书、操作规程、经管制度
4四级文件表格、报表、记录
5外来文件规范、上级文件、法律法规等
4.2书写用纸、格式及字体。
文件采用B5的书写用纸。文件和表格等的页边距规格为:上边和左边边距为2
厘M,下边和右边边距为0.5厘M。页眉距边界为2厘M,页脚距边界为0厘M。具体
格式要求如下:
a.封面见附件1。
志不强者智不达,言不信者行不果。——墨翟
b.修订记录见附件2。当质量手册或程序文件需修改时使用。
c.书写用纸见附件3。
d.表格见附件4。
4.3文件结构
文件按章、条、款、项的结构层次编写。编写程序文件时应按以下规定的章节,
依序分章编写,但若因文件主题的不同,遇有章名不适合用时,则在该章名下标示“无”
以保留章名。
4.3.2目的
重点描述编写本文件的目的。
4.3.2范围
重点描述程序活动所适应的部门、人员或其它可界定的范围,必要时可描述文件
的“不适用”范围,以清楚界定文件的使用范围。
4.3.3职责
描述该项活动程序的主要职责部门及配合部门的职责。
4.3.4工作内容
按活动的逻辑顺序描述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作,将工作可
能发生的时机,由谁以某种方式,在何时、何地及何种
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