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高校人事档案信息管理化建设

一、高校人事档案信息化管理的内涵

《档案学词典》中对人事档案的解释为“人事档案是专门档案的

一种，是人事、组织、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中

形成的档案。记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位整理

集中保存。”高校人事档案管理是在高校人事管理活动中形成的，

是对人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供服务利用的

过程，是个人经历、学历、社会关系、政治思想、品德作风、业务

能力、工作状况以及奖励惩处等方面的原始记录，是个人参与社会

方方面面活动的和个人自然情况的真实反映，也是高校人事、组织

等部门培养、选拔和使用人才的重要依据。信息化指的是应用数字

化、网络化信息技术开发和充分利用信息资源，不断提升现代化水

平的过程。高校人事档案信息化管理的主要特征是依托电子技术和

网络技术引入电子文件管理。所谓电子文件就是只在数字设备及环

境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体依赖计算机

等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上进行传送的文件。高校

人事档案管理信息化就是档案管理者全面应用现代信息技术，对档

案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。人事档案信息化管理

过程中，可以直接通过计算机对档案信息进行分类、提取、分析和

加工，以便于档案查阅，将档案管理者从纷繁复杂的档案管理过程

中解放出来。加快人事档案信息化建设不仅能改变传统的档案管理

模式，提高工作效率，还能为领导者作决策以及教职工本人提供方

便、快捷、高效的服务。随着高校人事改革制度的不断深入，要充

分认识人事档案信息化建设的重要性，要在国家政策的指导下积极

稳妥地推动人事档案信息化建设的进程，不断加大财力和人力投入，

加强基础设施建设，提供必要的物质基础。要积极采取措施，加大

基础设施建设力度，把加强人事档案信息化作为高校人事工作中的

一个重要组成部分来进行建设。

二、高校人事档案信息化建设存在的问题

1.对人事档案信息化建设工作重视程度不够。从现阶段各高校人

事档案管理的实际情况来看，对人事档案信息化建设工作不够重视，

存在财力、人力及物力投入不足等各方面问题，这些问题制约了人

事档案信息化管理的速度。目前仍有相当多的高校人事档案仍停留

在传统的档案管理模式。国家在2010年全面启动规范化人事档案

建设，然而纸质人事档案管理仍在建设中，表现为信息化建设滞后。

2.内容空洞缺乏个性化信息。从实际的调查情况看，档案管理按

照传统的方法，人事档案内容往往侧重于教职员工的社会经历、政

治面貌、思想表现等方面，鉴定评语简单且多重复，而教职员工的

知识结构、业务水平和成绩等方面相对缺乏，不能真正反映其综合

素质，特别是对于专职教师来说，其研究成果往往归功于文书档案，

在人事档案中很少体现，人事档案无法反映教师的教学以及科研水

平。这种缺乏个性信息的人事档案，不仅不利于档案信息库的信息

采集和利用，也使人事档案信息化建设大打折扣。

3.缺乏系统完整的业务规范指导体系。一些高校的人事档案信息

化数据库自行开发，建成的档案管理系统规模小、功能少、网络化

水平低，缺乏系统完整的业务规范指导体系，无法实现跨单位和部

门的资源共享，不能满足用户的多样化需求，从而大大降低了档案

信息的利用率。

4.档案管理人员数量不足，素质有待提高。档案管理人员是人事

档案信息化建设的关键因素，由于领导对人事档案不够重视，没有

配备专职的人事档案管理人员，仅由人事部门抽调兼职人员兼管这

项工作，这样势必会影响人事部门其他工作的顺利开展。档案人员

队伍不稳定、变化比较大，干部人事档案人员政治、经济待遇不高，

既不利于干部档案管理人员积极性的提高，又影响了干部档案管理

工作的水平，使高校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自

身改革与发展在一定程度上受到限制。另外，专业岗位培训不到位。

由于人事档案工作具有档案专业与人事工作的交叉性，很少有专门

的岗位业务培训，档案管理人员计算机和网络技术不熟悉，严重阻

碍了高校人事档案建设的发展。

三、高校人事档案信息化建设的个案分析

温州科技职业学院是2006年新成立的一所专科层次的高校，是

在原温州农校、温州农科所、温州市蔬菜所三单位的基础上组建而

成，是一所以农为特色的高职院校。合并升级后的温州科技职业学

院虽然优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益，但学院

的人事档案由于合并升级期间的空白管理，使得2007-2013年进

院教师的档案需要逐步整档，而2007年前进院的教职工档案需要

按照