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文秘工作的写作技巧

文秘工作的写作技巧1

一、把握特点

所谓特点，是与其它文体相比较而呈现出的不同点和区别点。分

析和认识总结文体的特点，是写好总结的关键所在。不了解这一特点，

就抓不到重点，也就很难写出有特色的工作总结。总结与其它的文体

相比较，有五个不同特点。

一是在内容上

不是写现在，而是写过去。就是对已经做过的一个时期的工作，

进行全面地、系统地回顾、检查、分析、研究、归纳和提炼，把大量

的感性材料集中起来，使之条理化、系统化、科学化。

二是在对象上

不是写群众，而是写机关。就是总结领导机关在组织领导、指导

思想、工作作风和工作方法上，有什么经验，有什么教训，看以前服

务得怎么样今后怎样继续服好务。

三是在方法上

不是我说你怎么样，而是说我(们)怎样。就是自我解剖，自我认识，

自我肯定，自我表扬自我批评，自我提高。因此，一般是以第一人称

(我或我们)的口气出现，也有用第三人称的。

四是在目的上

不是预测情况，估算数字，盘算问题，而是肯定成绩，找准问题，

悟出道理，明确方向。写昨天，看今天，指导明天。总结工作不是目

的，目的在于吸取经验教训，做好当前和今后的工作。如果只是把总

结当成收录材料的容器，写成流水账，就达不到预期的效果。

五是在体裁上

不是记叙文而是议论文。总结不只是对情况与事实作概略性的综

合归纳，而主要是对事物作本质的分析，把感性认识上升到理性认识，

从中找出事物发展的基本规律。揭示规律性的东西很重要，不仅要千

方百计找出规律，清楚明白地反映规律，而且要用事实明白无误地说

明规律。

六是在作用上

就是向本单位职工群众报告情况和向上级汇报情况及向外单位介

绍情况和经验。向群众作总结并报告工作，是让群众了解各方面工作

的情况，树立信心，明确方向;向上级汇报工作，是让上级机关全面了

解下面工作的情况，以便及时获得上级机关的指导;向外单位介绍本单

位的工作情况和经验教训，是提供学习借鉴。

二、区分类型

总结的文体细分有很多种，但无论是从内容上分，或是从范围上

分，或是从时间上分，都不外乎两大种：一种叫全面性工作总结，一

种叫专题性工作总结。

(一)全面性工作总结。

就是对一个单位、一个部门、一个组织的一个时期、一个阶段的

工作实践进行全面总结。凡在机关工作的同志，都经常和这种文体打

交道，其关键是要总结经验和教训。全面总结，一般时间跨度长，涉

及的范围广，包含的内容多。在写作过程中，既要把各方面的工作情

况反映出来，又要突出中心，抓住重点，纵深结合。我认为，解决这

个问题的有效办法就是要搞好三个统一：

一是统一总结的.中心内容。是以反映工作情况为主，还是以反映

经验体会为主，要有一个明确的思想。

二是统一总结的主题思想。写全面总结要树立一个主题思想，确

定一个主题，围绕主题写就不会走题。不树立一个主题思想，写出来

的总结就很难突破一般化。

三是统一工作形势的估价。写全面总结之前，要对本单位、部门、

组织在该阶段的工作形势有一个明确的评价，搞清楚总的形势如何，

哪些工作做得最好、成效最突出，哪些做法和经验值得总结推广，哪

些单位、部门、组织的工作最典型(两方面)，哪些问题和原因需要总结

上报。在这些方面统一了思想认识，执笔者就有了主攻方向，结构编

排就容

易，就易产生灵感，下笔也就顺畅。

(二)专题性工作总结。

就是对某项工作进行专题总结，也就是单独对某一项工作、某一

个方面的经验教训进行专门总结。其特点是突出一个“专”字，要求

内容专、主题专、事例专、经验专、写作手法也专。在写专题总结时，

必须对有关专题的内.容、原则、要求、方法，全面深刻地认识和理解，

知道所要写的总结专在那里，专的是否有理，专的是否有据，专的是

否新颖。如果不掌握这些情况，就很可能把专题总结写成一般性的总

结。在写作过程中，最好按照提出问题，分析问题，解决问题的顺序

进行。

三、突出经验

写总结的根本目的，不只是为了肯定成绩和找出问题，更重要的

是为了吸取以往的经验教训，做好当前和今后的工作。这种目的，要

求我们在写总结中，不能满足于把成绩讲够、把问题找准、把措施定

好，应该在总结经验上多动脑筋，多花气力。多下功夫。哪怕是一份

总结里面只总结出一条有普遍指导意义的经验，也是成功的。我感