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进厂原然辅料稽查管理制度

一、目的

为加强对进厂原然辅料质量与合规性的管控，确保生产所用原然辅料符合企业标准及相关法律法规要求，保障产品质量安全，特制定本稽查管理制度。

二、适用范围

本制度适用于所有进入本单位生产环节的原然辅料，包括但不限于原材料、零部件、包装材料、燃料、助剂等，以及涉及原然辅料供应的供应商。

三、稽查职责分工

1.品质管理部门

作为进厂原然辅料稽查的主导部门，负责制定稽查计划、标准及流程。

安排专业稽查人员定期对进厂原然辅料进行抽样检查，包括外观、尺寸、性能、化学成分等关键指标检测，确保符合企业内控质量标准及合同约定的质量条款。

对稽查结果进行详细记录、统计分析，及时反馈质量异常情况，并跟踪整改措施的落实情况直至问题关闭。

2.采购部门

协助品质管理部门获取原然辅料供应商的详细资料，包括生产资质、质量体系认证、产品检测报告等，在供应商引入及合同签订阶段做好前置审核工作，确保引入合规供应商。

及时向品质管理部门通报新供应商及原然辅料采购信息变更情况，以便调整稽查重点与频次。

依据稽查不合格结果，协同供应商沟通处理退货、换货、补货及索赔等事宜，督促供应商提升供货质量。

3.仓储部门

负责原然辅料的接收、存储与保管工作，严格按照规定流程核对到货信息，检查货物包装完整性，对不符合要求的货物拒收并立即通知采购与品质管理部门。

配合品质管理部门的稽查工作，提供必要的场地、设备及人力协助抽样，确保抽样过程不影响原然辅料的存储条件与品质。

依据品质管理部门出具的合格检验报告办理入库手续，对不合格品进行隔离存放，防止流入生产环节。

四、稽查流程

1.到货通知与资料审核

仓储部门收到原然辅料到货通知后，第一时间通知采购部门及品质管理部门，并收集供应商随货附带的质量证明文件，如出厂检验报告、合格证、材质单等，移交品质管理部门审核。

品质管理部门核对资料完整性、准确性，检查检测项目覆盖范围及结果是否达标，如发现资料缺失或异常，即刻通知采购部门暂停收货，要求供应商补齐资料或作出解释说明。

2.现场抽样

资料审核合格后，品质管理部门稽查人员依据抽样标准及计划，在仓储部门协助下赴到货现场进行随机抽样。抽样过程需确保样品的代表性，遵循分层、分段、随机等科学抽样原则，详细记录抽样时间、地点、批次、数量及抽样人等信息。

针对不同类型原然辅料，采用适宜的抽样工具与方法，避免样品受损或污染，所抽样品应妥善封存、标识，及时送往企业内部实验室或第三方检测机构进行检测分析。

3.检验检测

实验室接收样品后，严格按照既定检测规程、标准方法开展检测工作，包括物理性能测试、化学分析、微生物检测等项目，如实记录检测数据，确保数据准确性与可追溯性。

检测过程若发现设备故障、环境异常或操作失误等可能影响检测结果的因素，应立即停止检测，排查问题并重新抽样检测；对于紧急生产需求的原然辅料，实验室优先安排加急检测，及时反馈初步结果。

4.结果判定与反馈

品质管理部门依据检测数据及企业原然辅料质量标准判定批次货物是否合格，出具详细的稽查检验报告，明确检验结论，包括“合格”“不合格（轻微缺陷、严重缺陷）”等判定结果，并附上对应的检测数据及标准依据。

检验报告在规定时间内分别送达采购部门、仓储部门及生产部门，若结果为不合格，需以书面形式（含邮件、内部通讯软件等）紧急通知相关部门暂停使用该批次原然辅料，防止不合格物料流入生产线；同时，采购部门需在24小时内将不合格情况反馈给供应商，要求供应商给出整改方案及期限。

5.不合格品处理

对于轻微缺陷的不合格原然辅料，经品质管理部门、生产部门及技术部门综合评估，若可通过返工、筛选、让步接收等方式处理，由品质管理部门制定详细处理方案，明确处理流程、验收标准及责任部门，生产部门负责实施，品质管理部门跟踪验证处理效果，确保处理后的原然辅料满足最终产品质量要求。

针对严重缺陷的不合格品，一律作退货处理，采购部门协调供应商限期办理退货事宜，仓储部门负责货物出库、运输安排，品质管理部门监督退货过程，确保不合格品全部清退，避免再次混入合格物料中；因不合格品造成企业损失的，采购部门依据合同条款向供应商索赔经济损失，财务部门配合核算损失金额并跟进索赔款项到账情况。

五、稽查频次与方式

1.稽查频次

对于新引入供应商的首批原然辅料，实施全检稽查，确保质量稳定性与可靠性；连续稳定供货达[X]批次以上且质量表现优良的供应商，可适当降低抽检频次，但每月至少抽检[X]批次。

针对关键原然辅料（直接影响产品核心性能、安全指标的物料），每周抽检不少于[X]批次；一般性原然辅料每两周抽检[X]批次；风险等级较低的辅助物料每月抽检[X]批次，具体抽检频次可依据过往质量数据动态调整。

当出现市场反馈质量问题、供应商生产工艺变更、原材料产地更换或季节性因