采购入库流程及标准.pdf

采购入库流程及标准

流程：

1、到货卸货

2、清点、质检，异常情况处理

3、签收、支付运费

4、ERP入库、记录存档、发布

5、归位上架

操作方法：

1、卸货

当货物送到仓库（物流送货、厂家送货、自提），收货员首先对物流信息、

厂家发货单、提货单信息进行核对，确认后卸货

卸货注意事项：

⑴轻拿轻放，防止人为损坏；

⑵产品归类卸货，标签朝外，利于后面的清点、质检，归位和上架；

⑶根据产品类型码放，液体正面朝上，易碎品防止重压，无外包装的产品不

能直接放在地上；

⑷卸货时发现破损产品，立即通知送货人

2、清点、质检

对产品数量、包装、日期、质量做检验，质检时发现以下情况须上报主管、

联系采购部决定是否收货：

⑴到货数量件数与物流单/发货单不符，到货明细与供应商发货清单不符

⑵产品生产日期距收货日期超过6个月、剩余保质期不足9个月或已过保

质期一半三种情况

⑶产品外包装箱破损、脏污，无法整箱出售（箱内产品完好），数量超过5

箱

⑷产品包装有明显变形、破损、脏污，无法正常销售

⑸贴标错误、产品介绍错误等产品外标识与产品实际情况不符

⑹产品配件数量不足、颜色搭配错误等

⑺运费异常，之前不需要公司支付运费但送货人要求付运费的情况，送货

人要求支付运费与物流单显示金额不符的情况，物流单有人工修改或者其他

收货人认为运费异常的情况

⑻收货人判定的其他异常情况

异常情况处理方法：

⑴数量错误

批量原装箱产品到货时，一批货至少打开1箱抽检数量。清点时发现数量错

误需要二次清点，最终确认数量不对时，分三种情况处理：

①厂家送货，将情况通知采购部，接到收货通知后，按照实际数量签收入库；

②物流送货，须通知采购，采购与供货商确认发货数量，如果是物流丢失则

由供货商与物流协商解决，如果是供货商发货问题，由采购部与供货商协商

解决，得到采购部收货通知后，收货员根据实际数量签收与入库，若需要支

付运费，件数缺少时不能支付运费；

③自提，提货人需要根据物流信息核对件数后签收，货物到达仓库，入库员

先清点件数，与提货单不符时，第一时间通知提货人、上报主管，主管与物

流、采购协商解决后，仓库收货员按照实际数量入库，；

⑵日期不合格

产品日期采取随机抽样检查方法，每种产品至少抽取一个检查并记录，产品

日期不符标准分两种情况：

①厂家送货或物流送货，第一时间通知采购，若采购通知收货，按照实际情

况签收，需要在收货单注明，日期不合格产品走报损/临期处理流程；若采

购通知不予收货，则拒收不合格产品；

②自提，发现日期不符合标准，将产品种类、数量、日期信息发给采购，若

采购通知收货，则提货后按照正常流程操作，若采购通知不予收货，则拒绝

提货，做采购退货处理

⑶产品外包装脏污、变形、破损，内包装完好

此类情况由主管根据数量决定是否收货，若数量较少确认收货，须将情况反

馈给采购部，入库记录时将情况记录在案；数量较多时，主管通知采购，得

到采购收货通知后收货入库并将情况记录。对于经常出现此类情况的物流公

司，仓库应向采购部建议更换物流，如果是供货商因素，仓库将具体情况反

馈给采购部

⑷产品质量不合格

①每种产品至少抽查一个的质量，出现异味、颜色异常、形状异常、产品破

损等质量问题，对有问题产品，将信息反馈至采购确认是否签收，入库时根

据收货实际情况处理

②产品包装脏污，查看产品是否可清理，并将情况反馈至采购，若确认收货，

要在入库完成后立即清洁产品，无法清理产品，走报损/临期流程

③产品变形与破损：

产品变形，根据是否可正常销售为依据决定是否收货，变形严重无法决定时，

与采购协商，决定是否收货，若拒收，须在收货单注明变形产品数量及名称；

若确认收货，进入正常收货流程；

产品破损，将破损产品种类、数量信息通知采购部并拒收，根据完好产品数

量收货，收货单须注明破损产品名称与数量情况；

⑸产品贴标错误、外标识与产品实际不符等情况，

将此类产品种类、数量、不符情况信息通知采购部，采购部决定是否收货及

处理方式，若收货，则进入正常收货入库流程，入库完成后第一时间处理该

类产品（换标、打码等）；若通知不予收货，则拒收或退货

⑹配件搭配错误、颜色搭配错误，将此类产品种类、数量信息通知采购部，

与采购部协商决定是否收货，若收货，则进入正常收货入库流程，入库完成

后第一时间处理该类产品（重新组装、重新搭配颜色等）；若通知不予收货，

则拒收或退货

⑺运费异常，所有运费异常情况，需要上报主管、通知采购部处理，根据采

购部通知决定是否支付及支付金额

⑻