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工程项目档案管理办法

第一条为加强我校基本建设项目档案的管理，提高基本建设项目档案的质量，

充分发挥基本建设项目档案在学校建设与发展中的作用，根据《中华人民共和国

档案法》、《高等学校档案管理办法》、《建设工程文件归档整理规范》，结合

我校具体情况，制定此办法。

第二条凡在学校基本建设管理和基本建设项目（规划、新建、扩建、改建、维修、

装饰和管理）活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图纸、图表、照片及声

像等各种载体的文件材料，均属基本建设项目档案，由档案馆负责集中统一管

理。

第三条基本建设项目档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建管理人员

的职责范围之中，做到基本建设项目的建档工作与建设项目进程同步进行；批准

项目立项与提出项目建档同步进行；建设项目工程施工、管理过程与项目施工、

管理和竣工文件材料的积累、整理、审定工作同步进行；工程项目竣工验收前，

完成档案验收工作。

第四条归档范围和保管期限

1.建设项目从立项、实施、竣工到交付使用的全过程中形成的具有保存价值的纸

质、电子、声像文件都应归档。

2.归档内容：综合管理文件、可行性研究、任务书、设计基础文件、设计文件、

项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、竣工验收文件、财务管理

文件、器材管理文件、生产技术准备、试生产材料等。

3.工程项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，竣工图全套图纸。

具体归档范围和保管期限见《东华大学各类文件材料归档范围和保管期限表》

第五条文件材料的形成、积累、整理

1.基建管理部门在接到学校建设（新建、扩建、改建、维修、装饰）工程项目后，

在布置工作计划的同时，布置积累文件材料的任务。

2.承担我校建设工程项目和维修改造工程项目的施工单位，竣工时由项目负责人

督促承建项目的单位向学校基建管理部门提交完整、准确、系统的基建项目档案

材料。

3.工程项目承包合同或施工协议中，要对竣工图的编制、整理、审核、交接、验

收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等。

4.档案馆应随时了解建设项目工程中档案管理情况，督促、检查、指导基建管理

部门及承建单位做好基建文件材料的积累工作。

5.建设项目结束（阶段完成、最终完成）验收后，基建管理部门应将归档的基建

项目文件材料进行整理、分类、组卷。

6.根据文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用的原则，文件材料的整理

可分为：项目前期文件（立项、审批、招投标、勘察、工程准备）、设计、施工

（含施工文件、竣工图、监理文件）和竣工验收四大类。

7.基建管理类文件，按建设程序、文件种类、文件产生时间等排列。工程项目按

单项工程形成的文件材料的先后顺序分别整理。

第六条文件材料的归档

1.基建管理部门兼职档案员负责文件材料的积累、收集、整理、归档工作。

2.归档的文件材料必须完整、准确、系统，真实记录和反映基建管理和项目建设

的全过程，内容真实可靠、数据表达一致、图物相符、签字手续完备。

3.归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持文件、案卷之间内在有机联

系，满足工程管理和使用的需求，便于保管和提供利用。

4.竣工图反映工程情况，制图规范，符合国家标准，签署手续完备。

5.归档文件应为原件（特殊情况可采用复印件），禁止使用易退色的书写材料书

写、绘制。

6.建设项目所形成的财务档案实行二级管理，由财务处负责收集、整理、组卷，

保管和提供利用。

7.建设项目审计中所形成的审计档案，由审计处负责收集、整理、组卷并向档案

馆归档。

8.工程项目竣工一年内，由兼职档案员将案卷按项目集中向档案馆移交，移交人

和接受人要对归档的案卷、文件、资料进行清点核对，做到准确无误。

9.填写归档移交清单，一式两份，双方各执一份，作为移交凭证，以备查考。

10.基建管理部门应编写《建设工程档案编制说明》，内容：项目概况、编制依

据、建设项目档案的数量构成（按单项工程文字材料卷数、图纸卷数、照片张数、

录像盒数、光盘片数）、档案收集和汇总整理过程中需要说明的问题并加盖公章。

第七条基建档案的保管和利用

1.档案馆负责基建项目档案的接受、整理、分类、编目、录入、编制检索工具。

2.库房的安全设施、温湿度、保管条件符合国家标准。

3.本校人员因工作需要查阅基建档案时，应办理查阅登记手续，校外人员因工作

需要查阅基建档案，须持单位介绍信，经馆领导批准，并办理有关手续，方可借

阅。

第八条本办法自公布之日起实施。

附件

东华大学建设项目档案归档文件排列顺序表

J．X．Ⅰ项目前期文件（立项、审批、招投标、