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国内各类广告业务公司项目管理办法

一、总则

1.目的

为规范本单位与国内各类广告业务公司合作项目的管理流程，确保项目顺利推进、达成预期目标，提高项目执行效率与质量，特制定本办法。

2.适用范围

适用于本单位委托国内广告业务公司承接的所有广告策划、创意设计、媒介投放、活动执行等各类项目。

3.基本原则

（1）合规合法原则：项目操作全过程需严格遵循国家法律法规、行业规范以及本单位内部相关规章制度。

（2）目标导向原则：围绕项目预定目标开展各项工作，确保广告效果、传播效益等关键指标的实现。

（3）协同合作原则：强化本单位与广告业务公司之间以及各相关部门间的沟通协作，形成工作合力。

二、项目承接与立项

1.供应商筛选

（1）依据项目需求，组建包括市场、创意、法务等专业人员的供应商评审小组，负责收集、评估潜在广告业务公司信息。

（2）从公司资质、行业经验、成功案例、创意能力、服务团队稳定性、报价合理性等多维度进行打分筛选，选取综合实力最优者作为合作候选对象。

2.合同签订

（1）与选定的广告业务公司参照标准模板拟定合作合同，明确项目范围、交付成果、时间节点、费用明细、质量标准、违约责任等关键条款。

（2）合同经本单位法务部门审核通过后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章生效，确保双方权益受法律保护。

3.立项流程

（1）项目承接部门填写《广告项目立项申请表》，详细阐述项目背景、目标、预算、预计执行周期等信息，提交上级领导审批。

（2）获批立项后，正式组建项目团队，明确各成员职责分工，同时在单位内部项目管理系统中登记备案，便于全程跟踪管控。

三、项目执行与监控

1.项目计划制定

（1）广告业务公司在合同签订[X]个工作日内，结合项目要求制定详细的《项目执行计划书》，明确各阶段里程碑、任务分解、责任人、资源分配及时间安排，提交本单位项目负责人审核。

（2）审核通过后的计划作为项目执行与监控基准，如有重大变更需提前书面申请，经双方协商一致后方可调整。

2.沟通机制

（1）建立定期沟通例会制度，每周[X]固定时间召开项目进度汇报会，双方以视频会议或现场会议形式参会，通报工作进展、解决遇到问题、协调资源需求。

（2）除例会外，项目执行过程中遇紧急事项或关键决策点，任何一方可随时发起临时沟通会议，确保信息及时传递与问题快速解决。

（3）利用即时通讯工具、项目管理软件等搭建日常沟通平台，方便双方团队成员实时交流工作细节、共享文件资料。

3.进度监控

（1）本单位项目负责人依据《项目执行计划书》，通过现场考察、电话询问、定期报表审核等方式对项目进度进行跟踪，每周形成《项目进度跟踪报告》在内部团队及广告公司间传阅。

（2）针对进度滞后项目，及时组织专项分析会，要求广告业务公司说明原因并制定追赶措施，调整后续工作计划，必要时采取相应处罚措施，如扣除违约金等，督促其按时完工。

4.质量把控

（1）依据合同约定的质量标准及验收规范，在项目关键节点（如创意方案初稿、设计小样、投放前样片等）组织内部评审会议，邀请行业专家、目标受众代表等参与，提出修改意见与优化建议，确保项目成果符合预期。

（2）广告业务公司应根据评审意见及时整改完善，整改后重新提交审核，直至达标为止；对于多次整改仍不合格的情况，按合同约定追究其责任，甚至终止合作。

四、项目变更管理

1.变更申请

项目执行过程中，若因市场环境变化、本单位战略调整、不可抗力等因素需变更项目范围、时间、预算等关键要素时，由提出变更方填写《广告项目变更申请表》，详细说明变更原因、内容及影响。

2.评估审批

（1）本单位收到变更申请后，组织相关部门及专家对变更事项进行综合评估，分析其对项目目标、成本、进度、质量等方面的影响程度，形成评估报告。

（2）变更申请及评估报告按审批权限逐级上报，经单位高层领导审批通过后方可实施变更；重大变更需重新签订补充协议，明确调整后的双方权利义务关系。

3.变更执行

（1）经批准的变更事项由广告业务公司及时调整项目计划、资源配置等相关内容，确保项目平稳过渡到新的执行轨道。

（2）本单位项目团队密切配合，做好内部协调沟通及相关资源调配工作，保障变更后的项目顺利推进；同时更新项目管理文档，记录变更全过程。

五、项目验收与结算

1.验收流程

（1）项目完成预定任务并达到合同约定交付标准后，广告业务公司提交《项目验收申请报告》及全套成果资料，申请竣工验收。

（2）本单位组建验收小组，依据合同、项目计划书及验收标准，对项目成果进行全面审查，包括创意效果、执行质量、数据指标达成情况等；验收小组可通过实地查看、用户反馈调查、数据分析比对等多种方式开展验收工作。

（3）验收小组出具《项目验收报告》，明确验收结果为合格或不合格；不合格项目注明具体问题及整改要求，限期由广告业务公司整改