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档案管理工作规范

一、目的

加强文件档案管理，规范项目文件档案的收集、归档程序和方法，确保项目档案的完整性、准确性和系统性。提供符合机构需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于机构项目部档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、职责

1.综合管理部：

（1）负责项目部档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

（2）建立健全项目部档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

（3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管项目部的档案和其他资料；

（4）负责项目部档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保项目部档案的安全；

（5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

（6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2.其他各部门相关人员：

（1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合管理部；

（2）向综合管理部移交合同或文件资料原件或复印件；

（3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

（4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

3.各部门档案主管人员

负责部门档案的管理。

4.各部门负责人

负责对部门档案管理监督检查。

四、工作程序

1.档案资料的收集

（1）项目部相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

（2）项目部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向综合管理部移交。

1）归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。

2）档案资料的标识

项目对保管的档案资料编号，编号规则见后。

3）档案资料的日常管理：

①电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。

②文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。

③文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。

4）档案借阅

①借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》；

②借阅档案原件只限在机构内，不能带出；

③必须带出机构查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

④档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

⑤借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

⑥借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

5）档案销毁

①对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。

②执行销毁任务时，必须由综合管理部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。

2.档案管理细则

（1）档案资料的归档范围

①项目人员资料。

②残疾人相关资料。

③培训课程相关资料。

④培训考核成绩相关资料。

⑤成本等项目财务资料。

（2）档案资料的归档时间

①即时归档

认为需要即时归档的资料。

②定期归档

项目部应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案清单交综合管理部；

③电子声像档案的归档

重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

（3）档案保管

①档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

②档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

③档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

④档案分类及编号的增补、修订等由综合管理部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

⑤建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

文件（合同）管理记录目录

序号

文件（合同）编号

标题

需抄送的相关部门

接收部门

原/复

接收人

备注

移交目录

记录编号：日期：年月日

序号

文件（合同）编号

标题名称

页数

原/复

备注

移交单位

移交人

日期

收件单位

收件人

日期

注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份

档案移交清单表

记录编号：日期：

移交性质

□离职□调岗□归档

档案所属年度

档案类别

保管期限

数量

永久

长期

短期

合计

移交说明

移交人：

接收意见

?接收人：

移交人（部门）

?经办人：

移交日期：年月日

接收人（部门）

?经办人：

接收日期：年月日

见证人：日期：年月日

注：本表一式2份，移交人、收