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商业用房出租公司合同付款管理办法

第一章总则

第一条目的

为规范本商业用房出租公司合同付款流程，强化财务管理，防范资金风险，确保出租业务款项支付及时、准确、合规，依据国家相关法律法规及公司财务制度，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司所有商业用房租赁合同涉及的租金、押金、违约金、维修金及其他相关款项的收付管理。涵盖公司直接出租、委托出租及转租等各类出租业务模式下的合同付款事宜。

第三条基本原则

1.合规性原则：付款操作严格遵循国家财经法规、税收政策及公司内部财务审批流程，确保每笔付款合法有据。

2.及时性原则：依据合同约定时间节点，按时完成款项支付或收取，维护公司与客户良好合作关系，避免违约纠纷。

3.准确性原则：付款金额、收款对象、付款用途等信息精准核对，杜绝错付、漏付情况，保障财务数据真实可靠。

4.权责明晰原则：明确各部门、各岗位在合同付款流程中的职责权限，责任到人，便于追溯与监督。

第二章职责分工

第四条业务部门职责

1.租赁业务拓展与洽谈：负责挖掘潜在租户，商定租赁条款，拟定租赁合同初稿，明确付款方式、时间、金额等关键条款，确保合同条款契合公司利益与市场行情。

2.租户信息维护：收集、整理租户资质证明、联系方式等资料，及时更新租户信息库；跟进租户经营状况，预判潜在付款风险，遇特殊情况提前预警财务部门。

3.合同执行监督：依据合同全程监督租户履约情况，按时发起租金及其他费用付款申请；负责与租户沟通协调费用调整、逾期催缴事宜，留存沟通记录以备查。

第五条财务部门职责

1.账务处理：依据合法有效的合同、付款申请及原始票据，精准核算每笔出租业务收支，及时入账，确保财务账目清晰反映租赁业务资金往来。

2.资金筹备与调配：根据合同付款计划，预估资金需求，合理安排公司资金储备；协同金融机构，保障大额租金支付时有充足资金，优化资金成本。

3.付款审核：严格审查付款申请合规性，核对合同条款、发票真伪、金额准确性；把控税务合规，审核付款涉及税费计提、缴纳是否正确，防范财务风险。

4.报表编制：定期汇总分析出租合同付款数据，编制财务报表，为管理层提供资金动态、收益分析报告，助力经营决策。

第六条法务部门职责

1.合同审查：从法律视角全面审核租赁合同，着重审查付款相关条款合法性、完整性，规避潜在法律漏洞；参与重大合同谈判，提供法律支持，保障公司权益。

2.纠纷处理：遇合同付款纠纷，迅速介入，研判法律责任，制定应对策略；代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序，依法追讨欠费或抗辩不合理索款，维护公司合法权益。

第七条管理层职责

1.决策审批：对重大合同付款事项，如大额租金减免、长期租金缓付、特殊押金退还等，依据公司战略、财务状况审慎决策，签批相关申请。

2.制度监督：定期检查本管理办法执行情况，督促各部门履职；针对流程漏洞、违规问题及时组织整改，完善内控机制。

第三章付款流程

第八条付款申请发起

1.业务部门依据租赁合同约定付款期限，提前[X]个工作日填写《合同付款申请表》，详细注明合同编号、租户名称、付款金额、付款用途（租金、押金、维修款等细分项）、收款账号信息。

2.附上与付款相关的原始凭证，如租金发票（专票/普票）、费用明细清单、租户履约证明（按约装修验收合格单、提前解约通知书等），确保申请资料完整、真实。

第九条内部审批流转

1.业务主管审核：业务部门负责人对付款申请内容真实性、业务合理性进行初审，重点核查租户履约情况、费用计算准确性，确认无误后签字提交。

2.财务审核：财务人员接收申请，对照合同条款审核付款金额、发票合规性、账务处理合理性；涉及税收优惠、特殊财务处理的，核查相关政策依据，审核通过后提交财务经理复核。

3.法务审查（必要时）：遇合同变更、纠纷引发付款调整，或涉及复杂法律条款适用情形，法务部门介入审查，出具法律意见，确保付款行为合法合规，防范后续法律风险。

4.管理层审批：根据付款金额、事项重要性划分审批层级，小额常规付款由财务经理、分管副总审批；大额款项、特殊付款安排提交总经理或董事会审议批准，审批人签署明确意见。

第十条付款执行

1.财务出纳依据审批通过的《合同付款申请表》，在规定付款日通过银行转账、支票、电子支付等合规方式办理付款；准确录入付款信息，确保资金流向与申请一致，留存银行回单作为付款凭证。

2.如遇付款失败、退款等异常情况，出纳及时查明原因，通知业务部门与租户沟通协调，依规重新发起付款流程，记录异常处理过程。

第十一条账务处理与档案管理

1.财务会计凭付款凭证、申请表及相关附件，及时进行账务处理，借记相关费用或资产科目，贷记银行存款，保证财务数据实时更新；定期核对账目，确保账实相符。

2.档案专员将合同付款全套资料整理归档，