第讲写作与书面沟通课件.pptVIP

*可编辑7.3书面沟通的写作过程二.书面沟通的写作规范（一）文稿类型1.通用公文是指党政机关、群众团体、企事业单位处理公务的有专定规范的应用文书，它从属并服务于一定的社会集团。一般具有政治性、权威性、实用性、规范性、特定性等特点。包括决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函件、会议纪要、决议、意见、公报、条例、规定等。商务文稿也可套用通用公文格式，尤其是通知、报告、公函、会议纪要等。2·事务文书包括计划、总结、调查报告、工作研究、讲话稿、汇报提纲、会议纪录、提案、简报等等。这类应用文往往是写作中的一个重点，在后面还有讲述。*可编辑7.3书面沟通的写作过程3.专用文书包括财经调查、经济活动分析、经济预测报告、经济合同、商品说明书、广告词、科技文摘、学术论文等等。4.生活文书指的是日常生活中经常使用的文书。比如介绍信、证明信、感谢信、慰问信、建议书、聘书、请柬、启示、海报、贺词、申请书等等。5.涉外文书涉外文稿写作常有特殊的格式和要求。包括涉外意向书，合资企业可行性研究报告、涉外合同、涉外公证书、涉外仲裁申请书、外贸商业信函等等。*可编辑7.3书面沟通的写作过程(二)文稿的宏观布置1.整体要求：文稿应清晰、整洁，可读性强，尽量避免失真。而不应层次不清，书写潦草，涂涂改改。2.具体要求：标题在大量信息面前，标题是选择所需信息的第一个关口，一个好的标题可以使读者产生阅读的兴趣，而一个平庸的标题则会使信息沟通到此中断。标题是指运用语言符号传输信息的标记，标题既是构成整体的一个因素，同时还指称整体，标题应抓住整体中有代表性的因素。标题一般放在整个文稿的最前面，采用横排形式，选用较大、较粗的字体，对有些较长的标题可分为两行来布置。*可编辑7.3书面沟通的写作过程次序最重要的内容放在最前面来表述。相对而言，文章的中部，尤其是段落的中间，有价值的信息、观点往往不能为读者注意。若次序颠倒或安排不合理，则会极大地影响到沟通效果。空白空白对于一篇文稿来说是十分重要的，空白包括空行、行间距、字符间距、页边距等多项内容.空白是文稿格式上的需要，适当地使用空白能大大增加文稿的可读性，并有利于突出重点。*可编辑7.3书面沟通的写作过程字体不同的场合适于用不同的字体（宋体、楷书、隶书，简体、繁体）及不同的字体大小，但应该以便于阅读为原则。在谋篇布局中，选用不同字体与字号往往就反映了作者的逻辑及思路，也就突出了重点。其他相关的比如黑体、下划线、斜体、英文字母的大小写等等都是文稿中需注意的地方。项目符号及标号一般而言，用数字来表示意味着各项权重是不同的，并有一定的优先次序；而用项目符号表示，则意味着各标号下的条目处于相同的位置。但实际上，由于阅读习惯的原因，放在前面的就显得重要一些。合理地使用项目符号及标号会使得文稿的可读性大大加强。*可编辑7.3书面沟通的写作过程（三）影响风格选择的因素1.句子长短句子应尽量简短，且保持“思想观点的一致、统一”。2.句子结构根据文章表达的需要，选择句子结构（是复杂句还是简单句，要不要倒装等）。3.段落段落以简短为最好，而且开头就亮出本段的主旨。过于冗长的段落使人厌烦，且不便读者把握该段的要旨和作者的思路。4.标点符号标点符号使用的目的在于保证读者能迅捷、有效地阅读、理解、吸收书面材料所要传达的思想观点。标点符号也用于表示思想观点的分开，以便埋解。标点符号本身就表达了一定的思想观点，尤其是问号和惊叹号。*可编辑7.3书面沟通的写作过程5.术语术语指那些只有有限的或专业化的读者群才能理解的专门化词语。术语的应用要看读者群的范围，若是限于专家学者，那么使用他们的术语是可以接受的。但是，如果作者试图说服影响那些并非专家的交际沟通对象，就必须限制使用术语。即使用了，也要给出通俗易懂的解释。6.语气语气指的是使用的词语以及词语使用的方式所表达出来的态度。例如，一封信的语气可以是直率的，也可以是婉转的；一篇报告，既可以用主动语态写成，也可以使用被动语态。其他的一些语气包括否定、肯定语气、正式、非正式语气等。一般而言，主动、直率、非正式的语气风格通常易于被读者接受，但实际的应用还需依据实际情况而定。*可编辑7.4管理公文的书写一.报告的书写（一）报告的概念和类型1.报告的概念报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而需要了解相应情况的人之间的信息或建议的交流形式。报告的最终作用通常是作为决策和行动的基础。2.报告的类型长度不同，有短报告和长报告；语气不同，有非正式报告、一般报告和正式报告；主要内容不同，有工程报告、财务报