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电话礼仪
单元目标
1.认知正确使用电话的基本要求,明确电话接听和拨打中的禁忌,能够规避商务活动中因不恰当的电话接听和拨打带来的尴尬与误会。
2.掌握接听电话的步骤,能迅速、正确地进行电话记录,能够礼貌接听和拨打电话,掌握控制通话时间的方法。
3.了解手机使用过程中应注意的问题,掌握特殊情况下处理手机通话的技巧。
接听固定电话礼仪
主题导入
工贸公司的葛莹刚大学毕业不久,她性格开朗、活泼、乐于助人,与朋友、同学的关系非常好,是一个标准的人气王。人气王的电话自然很多,葛莹上班时总要接一些私人电话。接到朋友的电话,葛莹总是很高兴,她常常旁若无人地与朋友谈笑风生,似乎总有说不完的话。可是,她没有察觉到周围同事们那带有责备的目光,在年终考评的时候也因此未能评优。
请分析葛莹年终考评时未能评优的原因,并帮她提出相应的改进措施。
058/第三单元电话礼仪
专业知识
人类在1876年发明了电话,从此人类的沟通方式发生了巨大的变化。迄今为止,它也是使用最为广泛的通信手段。使用电话的最大问题是你没有办法利用办公室的大小、脸上的笑容或穿着来加深对方对你的印象。对方只能通过两个线索对你产生印象—你的态度和声音。因此如何适当地使用电话就显得相当重要。
图
图3-1接听电话示范
一、迅速接听电话
电话铃响后应及时接听,不能耽搁,应在电话铃响第三声前接听。很快接听电话会让打电话的人觉得你很重视他的时间,而且不希望让他久等。如果一时腾不出空来,让电话铃响了4次以上,拿起电话就应先向对方致歉:“对不起,让您久等了。”当你手边正在忙其他事情时,请你记住一点,打电话的人没有办法知道你正在做什么,他们只知道电话没人接听。迅速接听电话可以为公司及你自己建立起良好的声誉。
二、主动自报家门
拿起电话,应立刻告知对方自己的身份,甚至使用移动电话时也不例外。外线电话应报公司名称,公司内线则必须马上报上自己的部门及姓名,如“我是研发部×××”,直接告诉对方自己的身份可以节省时间,提高办公通话效率,同时也避免因对方错拨电话而双方互猜。如果对方没有告诉你他的姓名,而你却告知你是谁时,可以减少敌对的气氛。
三、询问对方有关信息
在自报家门之后应该主动询问对方的一些相关信息,包括对方的单位名称、姓名、职务等。如果对方主动提供信息,则应认真听取。
四、认真倾听电话
接电话时,应放弃一切闲谈,认真聆听发话人的问话和要求,重要内容还要边听边记,
主题一
接听固定电话礼仪/059
做好电话记录。平时在电话机附近应备有电话号码簿、电话记录本和笔。
接听电话时一定不能吃东西或含着东西,这样会给人留下非常不礼貌的印象。
在通话中,应礼貌地呼应对方,声音语调微微上扬,有朝气、适度地使用附和帮腔语,不时地“嗯”“哦”一两声,或说“是”“好”之类的话语,让对方感到自己在认真倾听,不要默不作声,也不要轻易打断对方的谈话。如发觉电话内容不宜为外人所知,或有急事需要处理,可委婉告诉对方“我身边有客人”,或“我有急事要处理,等一会儿我再给您打过去”。
如获知有人来电话找过自己,不管对方是否要求回话,都应尽早回话。如时隔较久,给对方回话时应表示歉意,并解释原因。
小贴士
电话记录内容
(1)打电话者的姓名、所属单位;
(2)通话的具体内容;
(3)是否需要回电,以及回电号码、时间;
(4)对方来电的日期、时间。
五、复述通话内容
对于重要的通话,除了做好电话记录外,还应向对方复述一遍,以便与对方确认并核对相关内容。
六、礼貌挂断电话
谈话的最后一定要让电话另一端的人听见自己说再见。一般来说,在电话通信时由发话人结束谈话,受话方应等对方挂机后再放下听筒。不要仓促挂断电话,甚至对方话还未说完就挂断电话。临近通话结束,受话人应主动向发话人说一声“麻烦您了”,或道一声“再见”或“谢谢”。挂电话的声音不要太响,以免让人感到粗鲁无礼。
七、整理通话记录
对于重要的通话应该及时进行通话记录整理,并仔细考虑应如何进行处理,注意及时与上级领导、相关部门、相关同事进行沟通,提出拟办意见。需要回复的电话也应及时进行回复。
060/第三单元电话礼仪
小贴士
商务场合中总是有一些不懂得礼仪的人,他们在打电话时不考虑对方的感受,接到这种电话时应如何应对呢?
1.反复陈述型
接到反复陈述型的电话,应适时说:“×先生/女士,容我对你刚才所讲的做个总结,如果有遗漏或错误的地方,请随时更正或补充。”
2.一心二用型
有的人在和你通电话的同时又在和别人讲话。应付这样的人,可以建议他在不忙时和你见面再谈,或要求他重复刚刚说的话,也可以说:“×先生/女士,我这里听得不很清楚,听起来你
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