DH-CX-QC-002 记录控制程序【0804】.docx

北京鼎汉技术股份有限公司

文件编号：DH-CX-QC-002

版次：A/3

记录控制程序

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拟制部门：质量管理部

北京鼎汉技术股份有限公司

记录控制程序

文件编号：DH-CX-QC-002

版次：A/3

实施日期：2015年5月8日

编制:王舸华

审核:丁小满

批准:周雪冰

制（修）订记录表

序号

制（修）订日期

制（修）订版本

制（修）订内容

制（修）订人

审核人

批准人

1

2011-9-1

A/0

初稿

刘树婷

张红月

张新生

2

2013-4-20

A/1

1.增加《记录控制流程图》见5.0

2.增加记录的借阅、复制管理要求，见5.9

潘卫军

罗家健

张新生

3

2014-6-1

A/2

1.封面增加ISO标准条款

2.增加“CRCC记录的分类管理方法”，见5.8.5

3.将记录保存期限由至少1年更改为至少4年，见6.0

4.删除一般记录和重要记录的区分

潘卫军

李国政

周雪冰

4

2015-4-28

A/3

1、修订部门职责

2、修订流程图，见附件一

3、修订保存期限，依据不同类型的记录分别设置保存期限，

4、增加、修订记录控制过程对各部门的要求。

王舸华

丁小满

周雪冰

1.0目的

对记录的编制、标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置进行控制，使产品符合要求及质量管理体系运行提供有效客观证据，为证实可追溯性采取预防措施和纠正措施提供信息。

2.0适用范围

适用于本公司质量管理体系、环境管理体系及职业健康安全管理体系（以下简称经营管理体系）运行有关的过程产生的各类作业记录的控制。

3.0定义

3.1记录：是指公司按照经营管理体系运行实施过程中形成的文件化的证据和和结果。

4.0职责

4.1文档中心：文档中心负责经营管理体系运行记录的归口管理。

4.2供应链管理部：供应链管理部负责产品制造过程记录的管理。

4.3质量管理部：供应链管理部负责产品检验记录的管理、审核各部门记录的日常使用和管理情况。

4.4其余各部门：其余各部门负责编制和管理其职责范围内使用的各类记录。

5.0程序

职责

流程

说明

输出

相关文件

各相关部门

文档中心

记录编制

记录编制

审批

5.1记录编制

5.1.1各使用部门根据经营管理体系运行中的实际情况，编制记录格式，使用部门负责人对其正确性、适用性进行审批，需要时经相关部门会签，报文档中心备案，方可使用。

5.1.2文档中心保留样表，并编制《受控文件清单》进行管理。《受控文件清单》内容包括：序号、记录名称、编号、使用部门和审核批准权签人、保存期限等。

记录表格的名称应准确表达其用途，表格栏目设置应简明、适用，记录必须设置标识、编号、记录者、操作者的签名审核人员及时间等栏目保持可追溯性。

记录是一种特殊的文件，对记录的空白表格按《文件控制程序》实施管理；以报告、纪要等形式的记录按要求设置编制、审核、批准等栏目。

受控文件清单

文件控制程序

文档中心

记录标识及编码

记录标识及编码

5.2记录标识及编码

5.2.1记录的标识应具有唯一性;

5.2.2文档中心对记录的编码标识进行统一规定，规则参见《文件控制程序》5.2.2章节

各部门

记录表格修订

记录表格修订

5.3记录表格的更改

5.3.1因产品结构变化或组织内职能的调整，对记录格式进行更改，或增加、删除记录，由编制部门填写《文件审批单》，经本部门主管审批后，呈报部门负责人批准后,报文档中心备案，方可进行更改或增删。

5.3.2更改后的表格可以延用原记录标识号，需标识版本号及明确原记录的适用期限。

文件审批单

各部门

收集与编排

收集与编排

5.4记录收集与编排归档形式

各部门负责记录的管理人员按记录明细表的要求进行收集记录。每月底对各项记录进行编目、保管，以便于检索。

依记录形成的日期编排入档；

依记录性质类别编排入档；

依产品型号编排入档；

依表格编号编排入档；

编排入档的记录需归类并注明档案名称。

CRCC记录的分类管理

为区分CRCC记录与其它记录，CRCC记录应在记录表格备注中注明是CRCC专用记录，文档室文档管理员还需在CRCC记录中加盖「CRCC资料保存4年」章加以识别，并与其它记录分开存放和管理。便于每年CRCC内审、外审或发生质量投诉时查阅和追溯。

各部门

记录存档

记录存档

5.5记录的存档

5.5.1存档保管要求

根据记录的重要性，对每一种记录制定其保存期限，并填写在《受控文件清单》中，各部门必须在保存期限内妥善保存好相关记录，若有顾客或法规的要求，则按其执行。

各部门最高主管需指定专人以资料柜或纸箱自行保管；

记录归档应归类清晰，保证可有效快捷地检索记录；

记录需保存在无酸、无碱、无腐蚀、清洁、干燥、防火、防盗的适宜环