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维修保养档案存档方案

一、档案管理细则

规范公司内维保技术资料管理、收集、整理工作，完整、系统地保存和科学的管理项目实施过程中形成的维保资料及文件，并符合相关规范、标准要求。

（一）根据项目实施期间的实际情况，对需要归档保存的维保资料及文件可分为以下两类。

1.文书类资料：我公司各部门、国家海洋局南海标准计量中心等的日常事务性的发文和批文，以及项目部签发的日常事务性发文和批文。

2.技术类资料：维保实施期间形成的各类技术类维保资料及文件。

（二）档案、资料管理

1.维保资料及文件的收集、整理、处理、储存、传递和应用等工作，由项目部安排专职资料员负责执行和实施，资料员将按规定负责填写、收集、整理、保管、上报资料的责任，资料管理做到要规范化、系统化，绝对真实，严禁造假。

2.文件及维保设备工具材料应随项目的进展进行，保证真实、准确、具有时效性，并经相关负责人审核签字。建立船舶日常维保航修台账，做好船舶日常维保航修记录、图片等相关资料的收集整理归档工作，日常工作详实，资料归档规范。维保实施过程中应及时做好相关原始记录资料并分类存档，并保证资料的真实性、准确性、时效性、完整性。

3.文件及维保设备工具材料要达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，并对其收集、整理、保管、统计和提供利用，逐步做到规范化管理，能够反映项目实施活动的全过程，原则上归档文件应为原件。

4.文件及维保设备工具材料内容必须真实、准确，与项目实际相符。字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。

5.维保设备工具材料幅面尺寸规格为A4幅面（297mm×210mm）。卷内目录和案卷封面栏目均应逐项填写清楚，立卷要遵循维保资料及文件的形成规律，保持案卷内维保资料及文件的系统联系，时间顺序编排，如果资料多，可立数卷。

6.我公司内业管理人员应保证经办文件的系统完整（文件中的各种附件一律不准抽存）。内业管理人员应及时将办理完毕或经领导批存的维保资料及文件，收集齐全，加以整理、归档保存。

7.建立查阅、借阅登记制度，我公司内部人员查阅、借阅，必须由专职资料管理人员进行登记并填写“文件借阅单”。外来人员查阅、借阅，必须经项目负责人同意，登记后填写“文件借阅单”。

二、档案记录各项表格

（一）《维保档案交接登记表》

维保档案资料移交表

公司名称：

移交部门：

序号

文件名称

数量

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

移交人：

年月日

接收人：

年月日

（二）《维保档案借阅、复印申请单》

维保档案借阅、复印申请单

记录档案名称及编号

类型

□借阅

□复印（___份）

借阅日期

归还日期

借阅、复印原因

借阅、复印申请人签名：

申请日期：年月日

（外部申请单位名称：）

集团内部申请人所在公司、管理中心意见

行政管理中心意见

（三）维保档案销毁记录表

维保档案销毁清册

序号

文件名称

日期

份数

备注

销毁原因

档案管理员意见

行政管理中心意见

项目负责人意见

销毁经办人：

监销人：

销毁时间：

销毁地点：

三、维保档案管理部门

（一）档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。

（二）档案管理部门的职责

1.行政管理中心档案管理的职责

（1）负责统一组织编制、修订、完善公司的船舶日常维保航修档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。

（2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

（3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

（4）负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。

（5）负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。

（6）负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。

2.财务中心档案管理的职责

（1）负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。

（2）负责收集、整理、保管公司备案的财务类档案。