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培训机构档案管理制度

第一章总则

为规范学校内部档案管理工作并保证档案完整性及必威体育官网网址性，合理

有效利用档案资料，特制定本细则。

第二章学校管理档案的范围及管理权限划分

第一条学校级档案管理范围，由学校校办公室专人管理并负责

一切借阅、复制、传递相关事宜。学校级档案包括以下文件：

（一）学校设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清

算等方面的文件材料；

（二）学校股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

（三）财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、

重要报表、银行学校间联系函件等）；

（四）政府、项目批文、合同；

（五）学校制度体系、会议纪要、内部发文（包含校长批示后的

各项工作流程、学校决定等）；

（六）学校及各职能部门月度、年中、年度工作计划及资金计划；

（七）学校签定的各类合同（含商品房买卖合同）；

（八）学校有效证件、印章；

（九）具有法律效力及保存价值的文件；

（十）学校重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总

结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

（十一）本学校的历史改革、大事记及反映本学校重要活动的剪

报、照片、录音、录像等。

第二条职能部门档案管理范围，由各职能部门指定专(兼)职文

书管理，于每季度末交档案清单至学校备案留底。如工作完成后，原

件移交学校管理。职能部门级档案文件如下：

（一）各职能部门报请校长批复的工作联系单、工作计划、总结、

统计报表、简报；

（二）职能部门例会会议纪要；

（三）各职能部门与其相关业务单位函件管理；

（四）招投标文件管理；

（五）人事劳资档案及信息管理；

（六）仪器、设备维修保养资料；

（七）合作单位、学员信息资料及信息管理；

（八）学校的媒体宣传资料、销售报表；

（九）财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。

第三章学校档案管理制度

第三条学校档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。

由校办公室负责主体档案的管理，并对其他职能部门的档案管理工作

进行督促和指导。校办公室设立专门档案室，配备专人分管学校主体

档案工作。

第四条根据有关档案法规规定精神，各职能部门形成的文件材

料原则上由本职能部门负责立卷和归档，并定期向学校档案职能部门

移交保管。

第五条学校应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，

确保档案的安全。

第六条档案管理职能部门及负责人

（一）学校档案管理职能部门为校办公室；

（二）学校立档单位为各职能部门；

（三）档案管理责任人：各职能部门负责人与专(兼)职文书。

（四）各职能部门均应指定专(兼)职文书，负责管理本职能部门

的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第七条各职能部门专(兼)职文书的职责

（一）了解本职能部门的工作业务，掌握本职能部门文件材料的

归档范围，收集管理本职能部门的文件材料。

（二）认真执行平时归档制度，对本职能部门承办的文件材料及

时收集归卷，每季度末前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办

好交接签收手续。

（三）承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服

务工作，并办理临时借用文件材。

第四章档案管理、归档文件整理

第八条各职能部门以学校名义或中心名义制作的规划、规定、

通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、

函等文件均应由职能部门文员制作副本发文、登记、原件存档，抄送

校办公室档案室备案。

第九条各职能部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对

处理完毕或批存的文件材料，收集齐全并加以整理后，送交专(兼)职

文书集中统一归卷。

第十条一项工作由几个职能部门参与办理，在工作活动中形成

的文件材料，由主办职能部门收集归卷。会议文件由会议主办职能部

门收集归卷。

第十一条归档时限

各职能部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前

将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积

压。

第十二条归档文件的整理