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气球广告公司合同付款管理办法

一、总则

为加强气球广告公司合同付款管理，规范付款流程，确保资金安全、合理、高效使用，特制定本管理办法。本办法适用于公司内部所有涉及合同付款的业务活动。

二、职责分工

（一）业务部门

1.负责依据合同约定及业务实际进展情况，准确填写付款申请单，并提交相关证明材料。

2.对付款事项的真实性、合理性、必要性进行审核确认，并跟进付款后续业务执行情况。

（二）财务部门

1.对付款申请进行财务合规性审核，包括但不限于核对合同条款、发票真伪及金额准确性、审批流程完整性等。

2.根据公司资金状况安排付款计划，确保资金按时足额支付，同时做好付款账务处理及相关财务记录。

（三）管理层

1.对重大合同付款事项进行最终审批决策，依据公司战略目标、财务预算及业务风险评估等综合因素判断付款的合理性与可行性。

2.监督合同付款管理办法的执行情况，定期听取财务部门关于合同付款情况的汇报，对发现的问题及时提出整改意见。

三、付款流程

（一）付款申请

1.业务部门在合同约定的付款节点或根据业务实际需要付款时，填写《合同付款申请单》。申请单应详细注明合同编号、供应商名称、付款金额、付款用途、付款依据（如合同条款摘要、验收报告等）以及收款方银行账户信息等内容。

2.同时，附上与付款相关的合同原件或复印件（需注明与原件一致并加盖业务部门公章）、发票、验收报告（如有）、工作成果证明材料等，确保付款申请资料的完整性与准确性。

（二）部门审核

1.业务部门负责人对付款申请的业务真实性、合理性进行审核，确认付款事项符合公司业务流程及合同约定，签字确认后提交至财务部门。

2.如涉及多个业务部门协作的付款事项，相关协作部门应在各自职责范围内进行会签审核，提出意见并签字。

（三）财务审核

1.财务部门收到付款申请后，首先对申请单及附件资料的完整性、合规性进行初步审核。检查付款申请单填写是否规范、各项信息是否准确无误，合同、发票、验收报告等附件是否齐全且相互匹配。

2.审核发票的真伪及合法性，核对发票抬头、税号、金额、税率、开票内容等与合同约定及实际业务是否一致，确保发票可用于财务记账及税务申报。

3.依据公司财务预算及资金状况，对付款金额及付款时间进行合理性审核。确认付款是否在预算范围内，公司当前资金是否足以支付该笔款项，避免因付款导致公司资金链紧张或出现超预算支出的情况。

4.如发现付款申请存在问题或不符合财务规定，财务部门应及时与业务部门沟通，要求其补充、更正或解释说明。经财务审核无误后，财务负责人签字确认并提交至管理层审批。

（四）管理层审批

1.管理层根据财务部门提交的付款申请及审核意见，结合公司战略规划、业务发展需求、资金统筹安排等因素进行综合审批。

2.对于一般合同付款事项，由分管领导进行审批；对于重大合同付款（如金额超过一定限额、涉及重大项目投资或对公司财务状况有重大影响等），需提交公司总经理或董事会进行审批。

3.管理层审批时应明确签署审批意见，同意付款或拒绝付款，并注明理由。如同意付款，可指定具体的付款时间或要求财务部门进一步优化付款安排。

（五）付款执行

1.财务部门在收到管理层审批通过的付款申请后，按照公司财务支付制度及审批意见安排付款。

2.付款方式应优先选择安全、便捷、合规的银行转账方式，确保资金流向可追溯。对于特殊情况下需要采用其他付款方式（如现金支付、支票支付等），需经公司管理层特别批准，并严格遵守相关财务规定及风险控制要求。

3.财务人员在付款操作完成后，及时将付款凭证（如银行回单、付款支票存根等）进行整理归档，作为财务记账的依据，并更新相关财务账目信息，确保账实相符。同时，通知业务部门付款已完成，业务部门据此跟进合同后续执行情况，如货物交付、服务提供等，确保公司权益得到保障。

四、特殊情况处理

（一）预付款项

对于合同约定需支付预付款的情况，业务部门除提交常规付款申请材料外，还需提供详细的预付款项必要性说明及供应商预付款保函（如有）。财务部门在审核时重点关注预付款比例是否符合行业惯例及公司规定，供应商信用状况是否良好等因素。管理层在审批时应综合考虑项目风险及公司资金安排，审慎决定是否批准预付款申请。

（二）分期付款

对于分期付款的合同，业务部门应在每次付款申请时明确注明分期付款的期次、本次付款金额及对应的合同履行阶段。财务部门根据合同约定及前期付款情况进行审核，确保付款金额及时间准确无误。管理层在审批时需关注整个项目的进度及质量情况，结合前期付款效果评估本次付款的合理性。

（三）合同变更导致付款调整

如因合同内容变更（如服务范围扩大、价格调整等）导致付款金额或付款时间需要调整，业务部门应及时发起合同变更审批流程，并在获得批准后，依据变更后的合同条款重新提交付款申请。财务部门在审