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档案编号规则

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档案编号规则

(1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施)

1、主题内容与适用范围

本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。

本标准适用于档案馆(室)编制档号。

2、术语

2．1档号

档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组

代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。

2．2全宗号

档案馆(室)给定每个全宗的代码。

2．3案卷目录号

全宗内案卷所属目录的代码。

2．4类别号

馆(室)藏档案类别的代码。

2．5项目号

产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。

2．6案卷号

案卷排列的顺序号。

2．7件号

案卷内文件的顺序号。

2．8页(张)号

案卷内文件每页(张)的顺序号。

2．9代码

一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字

及其它符号。

3、档号编制原则

3．1唯一性原则

档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，

一个代码只表示一个编号对象。

3．2合理性原则

档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。

3．3稳定性原则

档号一经确定，一般不应随意改变。

3．4扩充性原则

档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。

3．5简单性原则

档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效

率。

4、档号的结构

档号结构分为三种：

4．1第一种结构为：

全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。

即：××××……×××××××××

录号。

5．2．3在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。

5．3类别号的编制方法

5．3．1类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标

识。

5．3．2不同级位的类别之间可用间隔符“•”分开。不产生误解时，

可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。

5．3．3在一个档案馆(室)内或一个全宗内，不应有重复的类别号。

5．4项目号的编制方法

项目号引用有关管理部门编制的项目代号。

5．5案卷号的编制方法

5．5．1案卷号用三位阿拉伯数字标识。

5．5．2目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。

5．5．3每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一

个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或

分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分登两个以上(含两个)案卷目

录时应合并为一个目录号或目录分编相应数目的案卷流水号。

5．6件号的编制方法

5．6．1不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。

5．6．2件号用阿拉伯数字标识。

5．6．3卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。

5．6．4件号前必须同时列写案卷号及其以前各号。。

5．7页(张)号的编制方法。

5．7．1页(张)号用阿拉伯数字标识。

5．7．2卷内文件各(页)张按排列次序流水编号。不应有空号。