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采购档案管理制度

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采购档案管理制度（精选3篇）

在不断进步的社会中，制度的使用频率逐渐增多，制度是各种行

政法规、章程、制度、公约的总称。想必许多人都在为如何制定制度

而烦恼吧，以下是小编帮大家整理的采购档案管理制度（精选3篇），

欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

采购档案管理制度1

1.目的：加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规

范采购管理体系，制订本制度。

2.适用范围：适用于采购部对内部文件及档案的控制。

3.职责：

3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。

3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。

4.档案管理办法：

4.1归档内容分类：

4.1.1采购内部文件的归档。

采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作

计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。

4.1.2公司其他部门提供的文件归档。

公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相

关资料。

4.1.3外来或外放文件的归档。

供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商

有联系的文件资料。

4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。

采购部的台账、电子档的文件记录。

4.2档案保存期限：

4.2.1公司内部往来文件需保存3年。

4.2.2公司外部往来文件需保存5年。

4.2归档要求：

4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文

件之间的历史联系及真实性。

4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。

4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，

是有效文件。

4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。

4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。

4.3档案调阅：

4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批

准后借阅，查阅必威体育官网网址文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批

准。

4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和必威体育官网网址制度，不得泄露。

4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批

准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经

理审批签字。

4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。

4.4档案销毁

4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案

管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。

4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。

4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，

应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和

合同改造完毕为止。

采购档案管理制度2

第一章总则

一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过

程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本

管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、

单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。

第二章合同分类

一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼

品、固定资产等而签订的合同或框架协议。

二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。

三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技

术转让等签订的合同。

四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产

品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。

五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协

议。六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。