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商务管理公司合同付款管理办法

一、总则

1.目的

为加强本商务管理公司合同付款管理，规范付款流程，确保资金安全、合理、高效使用，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司内部所有涉及合同付款的业务活动，包括但不限于采购合同、服务合同、租赁合同等各类合同款项的支付。

二、职责分工

1.合同承办部门

负责合同的起草、谈判、签订以及合同执行过程中的跟踪与监督。

根据合同约定及实际业务进展情况，及时提出付款申请，并提供完整、准确的付款依据及相关资料。

2.财务部门

负责对付款申请进行财务审核，包括核对付款金额、付款对象、发票合规性等。

根据公司资金状况安排付款计划，确保资金的合理调配与支付。

办理付款手续，如银行转账、支票开具等，并做好付款记录与账务处理。

3.法务部门

对合同条款进行合法性审查，确保合同付款相关条款符合法律法规及公司利益。

在付款过程中涉及法律纠纷或争议时，提供法律专业意见与支持。

4.审批领导

根据公司授权体系，对付款申请进行审批，确保付款行为符合公司战略、预算及相关政策要求。

三、付款申请流程

1.付款申请提出

合同承办部门在合同约定的付款条件成就或根据业务实际需要付款时，填写《合同付款申请表》。申请表应详细注明合同编号、合同名称、付款金额、付款用途、付款对象、付款依据（如验收报告、发票等）以及预计付款时间等信息。

2.付款申请审核

承办部门负责人对付款申请的合理性、真实性进行初步审核，签字确认后提交至财务部门。

财务部门收到付款申请后，对付款信息进行财务审核，主要包括：核对合同金额与付款金额是否一致；检查发票是否真实、合法、有效，发票内容与合同约定及付款申请是否相符；审查付款对象的账户信息是否准确无误；确认公司是否有足够资金支付该笔款项等。如发现问题，财务部门应及时与承办部门沟通并要求其补充或修正相关资料。

财务审核通过后，根据公司审批权限，将付款申请依次提交至相关领导进行审批。

3.付款申请审批

审批领导根据公司战略、预算及相关政策要求，对付款申请进行综合审批。审批内容包括但不限于付款的必要性、合理性、合规性以及对公司资金流的影响等。审批领导应在《合同付款申请表》上签署明确的审批意见，同意、否决或退回修改。对于金额较大或性质特殊的付款申请，可组织相关部门进行集体审议后再行审批。

四、付款执行与跟踪

1.付款执行

财务部门在收到审批通过的付款申请后，按照公司财务制度及相关规定办理付款手续。对于通过银行转账支付的款项，财务部门应准确填写付款信息，确保资金及时、安全地划转至收款方账户；对于采用支票、汇票等其他支付方式的款项，应严格按照相应的票据管理规定进行操作。

2.付款跟踪

合同承办部门负责对付款后的执行情况进行跟踪，确保合同对方已按照合同约定履行相应义务。如发现异常情况，应及时与财务部门及相关方沟通协调，并采取相应措施解决问题。财务部门应定期对合同付款情况进行统计与分析，向公司管理层汇报付款进度、资金使用情况及存在的问题，为公司决策提供财务数据支持。

五、发票管理

1.发票索取

合同承办部门在业务发生后，应及时向合同对方索取合法有效的发票。发票内容应与合同约定的业务内容、金额等信息一致。对于不符合要求的发票，应要求对方重新开具。

2.发票审核

财务部门收到发票后，对发票的真实性、合法性、完整性进行审核。审核内容包括发票的真伪鉴别、发票抬头、纳税人识别号、发票内容、发票金额、发票印章等是否符合规定。如发现发票存在问题，财务部门应及时通知承办部门与发票开具方联系解决。

3.发票保管

财务部门应妥善保管发票及相关凭证，按照会计档案管理规定进行归档存放，确保发票的安全、完整与可追溯性。

六、特殊情况处理

1.预付款项

对于合同约定需要支付预付款的情况，合同承办部门在申请预付款时，除按照正常付款申请流程提交相关资料外，还应提供详细的预付款必要性说明及预付款使用计划。财务部门在审核时，应重点关注预付款风险，确保公司利益不受损害。在后续业务执行过程中，承办部门应加强对预付款使用情况的跟踪与监督，如发现对方存在违约或其他异常情况，应及时采取措施追回预付款项。

2.分期付款

对于采用分期付款方式的合同，合同承办部门应在每次付款申请前，对合同执行情况进行阶段性评估，并提供相应的评估报告作为付款申请依据。财务部门根据合同约定及评估报告，审核各期付款金额及付款条件是否满足要求。审批领导在审批时，应综合考虑合同整体执行进度及公司资金状况等因素，决定是否批准付款申请。

3.合同变更导致付款调整

如因合同变更导致付款金额、付款时间、付款对象等付款条款发生变化，合同承办部门应及时办理合同变更手续，并重新提交付款申请。付款申请中应详细说明合同变更原因、变更内容以及对付款的影响，并提供相关的合同变更协议作为附