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园林古建筑工程公司合同付款管理办法

一、总则

1.目的

为加强园林古建筑工程公司合同付款管理，规范付款流程，确保资金安全、合理、高效使用，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司所有园林古建筑工程项目合同的付款管理，包括但不限于工程预付款、进度款、结算款、质保金等各类款项的支付。

3.基本原则

（1）合法性原则：合同付款必须符合国家法律法规、行业规范及公司相关制度规定。

（2）合同性原则：付款依据以合同约定为准，严格按照合同条款执行付款流程。

（3）审批性原则：所有付款行为必须经过严格的审批程序，未经审批不得支付。

（4）预算性原则：付款应在公司预算范围内进行，确保资金使用的计划性和可控性。

二、职责分工

1.项目部

（1）负责收集、整理合同付款相关资料，如工程进度报告、验收报告、发票等。

（2）根据合同约定和工程实际进展情况，填写付款申请单，并提交给相关部门审核。

（3）跟踪付款流程，及时向供应商、施工方等相关方沟通付款进度信息。

2.工程管理部

（1）对项目部提交的工程进度情况进行核实，确认工程是否达到合同约定的付款节点。

（2）对工程质量进行评估，确保工程质量符合要求，在付款申请单上签署意见。

3.采购部

（1）负责核实与采购合同相关的付款申请，包括材料、设备采购等款项。

（2）确认采购物资的到货情况、质量检验结果等信息，在付款申请单上提供采购方面的审核意见。

4.财务部

（1）对付款申请单进行财务审核，包括核对付款金额、发票真伪及合规性、账户信息等。

（2）依据公司资金状况，安排付款计划，确保资金的合理调配和支付。

（3）负责办理付款手续，进行资金支付操作，并做好相关账务处理。

5.分管领导

（1）对合同付款申请进行综合审核，从业务合理性、项目整体情况等方面进行把关。

（2）根据审批权限，决定是否批准付款申请或提交至更高层级领导审批。

6.总经理

对重大合同付款或超出分管领导审批权限的付款申请进行最终审批。

三、付款流程

1.付款申请

（1）项目部在合同约定的付款节点到达前，准备好相关资料，包括但不限于合同文本、工程进度报告（详细说明已完成的工程量、工程质量情况、是否达到付款条件等）、验收报告（如有阶段性验收或完工验收）、发票等。

（2）填写《合同付款申请单》，详细注明合同编号、项目名称、付款单位、付款金额、付款用途、付款依据（如合同条款、工程进度节点等）等信息。

（3）将付款申请单及相关资料依次提交给工程管理部（针对工程类合同）或采购部（针对采购类合同）进行审核。

2.部门审核

（1）工程管理部或采购部收到付款申请单后，对相关内容进行审核。

工程管理部重点审核工程进度是否属实，是否符合合同约定的付款条件，工程质量是否达标等。如发现问题，及时与项目部沟通并要求整改或补充资料。审核无误后，在付款申请单上签署意见并注明审核人姓名及日期，转至财务部。

采购部重点核实采购物资的交付情况、质量检验情况、合同执行情况等。确认无误后签署审核意见，提交给财务部。

（2）财务部收到经工程管理部或采购部审核后的付款申请单，进行财务审核。

核对付款金额与合同约定是否一致，计算是否准确。

查验发票的真伪、合规性，发票抬头、内容、金额等是否与合同及付款申请相符。

审查付款单位的账户信息是否准确、完整。

根据公司资金预算和资金状况，评估付款的合理性和可行性。如存在资金紧张或其他财务问题，与相关部门协商解决方案或提出延迟付款建议。审核完成后，在付款申请单上签署财务意见并提交给分管领导。

3.领导审批

（1）分管领导收到财务部提交的付款申请单后，结合工程或业务实际情况进行综合审核。

审查付款申请是否符合公司整体战略和项目规划，是否存在风险隐患。

考虑项目的经济效益、社会效益以及与供应商、施工方的合作关系等因素。

根据审批权限，决定是否批准付款申请。如批准，签署同意付款意见并提交总经理（如需）；如不同意，注明原因并退回财务部，由财务部通知相关部门。

（2）对于重大合同付款或超出分管领导审批权限的付款申请，由总经理进行最终审批。总经理综合考虑公司各方面情况后，做出批准或否决付款的决定，并签署意见。

4.付款执行

（1）财务部在收到经领导审批同意的付款申请单后，按照公司财务支付流程办理付款手续。

（2）通过银行转账、支票、汇票等合法合规的支付方式将款项支付给合同约定的收款单位，并确保支付信息准确无误。

（3）在完成付款后，及时将付款凭证进行账务处理，登记相关账目，保存好付款相关资料，以备后续查询和审计。

四、特殊情况处理

1.预付款支付

（1）对于需要支付预付款的合同，项目部在申请预付款时，除提供常规付款申请资料外，还需提交详细的预付款使用计划，说明预付款的用途、预计使用时间节点、保障措施等，经工程管理部、采购部（如适用）