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合同存档编号

合同档案编号管理办法(改)

合同档案编号管理办法

为进一步规范合同档案管理工作，提高合同管理水平，逐步实

现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

一、本办法所指的合同档案是公司在日常经营业务中形成的各

种协

议、合同文本。

二、合同档案管理原则

1、合同档案相关资料应及时根据编号规则进行编号入档，至少

留存一份原件交由合同商务部妥善保存。

2、合同资料的保管应注意确保合同资料的完整、齐全，提高

合

同的有效利用。

三、合同文档的编号规则：

1、合同号分四级进行编号，第一级为本公司缩写“LXG”。

2、第二级为合同档案签订的年份。

3、第三级为相关合同档案的分类缩写。包括SG-施工、SB-设备、

BG-办公设备、DH-订货、FW-前期服务、QD-清单、QT-其他。如另

有超出现有分类缩写的合同文档类型再进行新分类缩写的添加。

4、第四级为每个年度内所签订合同的连续编号。

四、合同文档电子版的管理：

1、按每一具体项目进行合同文本保存的分类工作，同一项目内

的合同档案资料放入同一合同文本中。

2、建立合同统计表，按合同编号顺序排列。

3、建立合同支付情况台帐登记表，每个月初根据财务部的上月

支付情况表，详尽记录合同的实际收支情况，标识合同执行进度。

4、建立本部门合同收发登记表，对合同文本的实际收发情况执

行人进行签字登记，以规范合同文档的收发记录管理。

篇二：合同存档记录表格(样表)

xxx建筑工程有限公司

合同存档记录簿

（办公室留存）

2012年

合同存档记录表

篇三：合同分类编号规则

合同分类编号规则

1、目的

为加强合同的标准化管理，规范公司合同存档，明确在合同存

档环节中相关部门的职责以及工作流程，适应管理的需要，根据

公司实际情况，特制定本规则。

2、范围

2.1本规则除特别指明外，适用于：

2.1.1福建省嘉晟建设发展有限公司及其分公司和各项目；

2.1.2公司作为签约主体签订的涉及公司经营的所有合同。

3、职责

3.1人事部负责本规则的制订、修改、实施指导和监督；

3.2公司各职能部门各项目合同/档案管理人员负责本规则的具

体实施。

4、原则和方法标准描述

4.1合同分类编号应遵循下列原则：

4.1.1适应公司主营业务的合同管理需要；

4.1.2与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法；

4.1.3公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。

4.2合同分类编号

4.2.1各类合同均按级编码进行分类编号，各级编码之间以“-”

号分隔。

4.2.2合同编号方法：（按五级编码）

4.2.2.1一级编码：根据公司项目所在城市或地区名称分类，一

级编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是城市名称前两

个汉字拼音的第一个声母。分公司和各项目的编号按下表中代码

执行。新设立地区分公司和项目按照上述方法进行编码，如新编

码与先成立公司项目的编码相同（如苏州将与深圳的代码相同），

则由人事部为新设项目指定代码。如下举例：

地区总部漳州泉州厦门龙岩惠州惠安晋江南安简称

代码ZBZZQZXMLYHZHAJJNA南京NJ

4.2.2.2二级编码：合同共分为七类（施工合同、劳务分包合同、

买受合同、销售合同、租赁合同、劳动合同、其他合同），相应编

号按下列括号中大写声母表示。施工合同（SG）：包括建筑、安

装、装饰、市政等施工或安装合同；

劳务分包合同(LW）：包括木工、砌工、抹灰、油漆、钢筋、混

凝土、脚手架、模板、焊接和水暖电等合同；

买受合同（MS）：包括分期付款、样品买卖、试用买卖、拍卖

和房屋买卖等合同；销售合同（XS）：包括所有销售合同；

租赁合同（ZL）：包括所有租赁合同；

劳动合同（LD）：包括所有劳动合同；

其他合同（QT）：包括不能归入任何项目的战略性合同、按揭合

作协议、集团购买或工程款抵扣的商品房买卖合同、房屋租赁、

公司设立、股权转让、委托薪金调查、培训、发布招聘广告、聘

请法律顾问、商标申请代理等各种合同。

4.2.2.3三级编码：