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学校档案立卷归档制度

1、学校综合档案室负责指导学校各部门的立卷、归档工作。

2、各单位、各部门要将档案工作纳入本单位、部门工作职责范

围。确定一名负责人分管此项工作，指定一至二名专(兼)档案人员，

负责本单位、本部门档案的收集、整理和移交工作，做到每项重要工

作或具有保存价值的材料，都要有完整、准确、系统的归档保存材

料。

3、各单位、各部门对档案工作应做到“三纳入”、“四同步”。

“三纳入”即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的

职责范围，“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同

时，布置、检查、总结、验收档案工作。

4、凡对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收、评审时，有关单

位必须通知并会同档案部门对应归档的文件材料进行审查、验收、签

署意见。

5、各单位、各部门在公共活动中形成的具有保存价值的文件材

料，必须按规定向学校档案室移交;凡个人在从事教学、科研、党政管

理等活动中形成的各种载体的文件材料，也要按规定向校综合档案室

移交，集中管理。

6、由几个单位合作完成的项目，由主办单位负责立卷归档，其他

单位协办。

7、临时机构产生的档案资料，应于该机构撤销前，由兼职档案员

整理立卷，按规定移交档案室。

二、立卷归档范围

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学校在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其他各项社会活

动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件

材料，均属归案范围，文件材料的归档范围分为十大类:

1、党群类:主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

2、行政类:主要包括行政职能部门(教学管理、科研、基建、设

备、外事、财务等部门除外)在工作中形成的文件材料。

3、教学类:主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材

料。

4、科学研究类:主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形

成的文件材料

5、产品生产与科技开发类:主要包括学校自行研制的产品、科技

开发管理及活动过程中形成的文件材料。

6、基本建设类:主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件

材料。

7、仪器设备类:主要包括仪器设备工作各个环节中形成的文件材

料。

8、外事、出版类:外事主要包括外事工作管理和外事活动过程中

形成的文件材料;出版主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的

文件材料。

9、财会类:主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件

材料。

10、人事档案:主要指通过人事部门(含组织、干部、劳资等其他

管理部门)收集的个人经历、学习经历、干部任免、党团材料、工作调

动、工资调整、鉴定考核、先进模范审批表等材料。归档的文件材料

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包括纸质，照(胶)片、光盘、录像带、录音带、幻灯片、实物等各种

载体形式。

三、立卷归档时间

1、党群、行政类文件材料在次年____月底前归档。

2、教学活动类文件按学年(综合管理部分按年度)归档，每年____

月份前将教学计划、学生成绩总表、学生登记表、学生异动情况表、

招生、毕业情况表等文件材料归档。招生工作文件材料可根据情况延

续到次年的____月底前归档。

3、科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定

验收后两个月内归档。

4、仪器设备档案在设备安装后一个月内归档。

5、外事档案在每次活动结束后，把有关文件、资料、音像载体材

料等汇总，整理后于次年____月底前归档。

6、出版物档案在次年____月底前归档。

7、财会档案由原单位保管两年后归档。8、人事类档案根据工作

需要可随时归档案。

四、立卷归档要求

1、归档的文件材料一律用钢笔书写或是打印的文字。严禁用圆珠

笔、铅笔、复写纸草拟和签发。用纸要规范，破损要裱糊，对于不合

乎要求的档案，档案室有权不予接收。

2、实行文件材料部门、课题组立卷制度。各单位由立卷人按文件

材料的形成规律，加以系统整理组卷、编排页号、填写卷内目录、拟

写案卷标题等，交本部门专(兼)职档案人员检查、装订后，向学校综

合档案室移交归档。每一案卷厚度不得超过1cm。