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差旅报销业务总体介绍客观题

财务部门在审核员工差旅费报销单据环节，通常要检查是否具有

出差事前申请、差旅费报销单各要素填写是否正确规范、费用标准是

否符合规定、票据是否真实有效、内控审批流程是否合规完整等若干

要素。以上工作多为业务人员和财务人员手工操作，工作量大且易出

错。A企业通过建设财务共享服务体系，对差旅费报销业务流程进行

再造，可以实现员工公务出行差旅费报销业务全链条自动化处理，大

大减少企业业务端员工、财务人员的手工工作量，提高工作效率与工

作质量。本文拟对财务共享服务体系下差旅费报销业务进行研究与探

讨。

一、传统模式下差旅费报销业务存在的问题

（一）差旅费报销制度制定不严谨

A企业在差旅费管理方面制定了《差旅费管理实施细则》、《五

项费用报销管理规范》等制度，按员工行政职务、出差地点规定

了住宿费上限标准，要求员工在上限标准内据实报销住宿费。但在实

际执行过程中，由于主客观原因，部分员工钻制度的漏洞，故意入住

上限标准的宾馆，导致住宿费不能得到统一管理和有效控制，差旅费

居高不下，不能为企业降本增效。

（二）差旅费报销制度执行不到位

根据差旅费报销相关规定，差旅费凭有效票据进行报销。但在实

际执行过程中，个别素质较低的员工“少支多开、虚报冒领”进行违

规报销，部分商家受利益驱使为顾客或虚开住宿费发票、或高开实际

消费金额、或将其他消费开具在住宿费中；更有甚者虚增出差天数、

购买发票虚构出差事实进行差旅费报销以套取资金。

（三）差旅费报销流程复杂繁琐

A企业运用集中报销信息系统进行费用报销，要求员工出差前必

须登录电脑端进行出差申请；出差结束进行报销，首先粘贴住宿费、

城市间交通费等各类票据，填制差旅费报销单，同时手工进行发票真

伪查验，最后到特定扫描仪处进行单据扫描；各级领导根据发票影像，

对报销单据进行逐级审批；最后，财务人员对差旅费纸质单据与系统

影像进行双重审核，整个流程复杂繁琐，效率较低。

（四）差旅费报销不及时

A企业根据成本费用均衡列支相关要求，规定员工要及时报销费

用。但在实际执行过程中，因为员工填制差旅费报销单不及时，或者

部分领导审核单据不及时等原因，导致差旅费报销拖沓滞后的现象较

为普遍，往往年底突击进账，不符合成本费用与业务发生期间相配比

的原则。

（五）员工垫支差旅费资金

近年来，A企业资金收紧、强化资金管控，严格控制备用金开支

范围，规定员工出差原则上不得借用备用金，导致员工垫支差旅费用。

若出差时间较长，垫支金额将会较大，给员工造成一定的经济压力，

不符合财务部门为企业员工提供优质服务的宗旨。

二、财务共享模式下差旅费报销业务实施方法

针对传统差旅费报销存在的问题，在国有企业降本增效、提高运

营效率的背景下，A企业基于财务共享服务体系，通过建设商旅平台、

共享平台等有效方式打通各信息系统实现数据共享，集成出差申请、

服务预订、费用报销、线上审批，运用光学字符识别（OCR）等信息

技术自动识别发票真伪、自动进行进项税发票认证。在此需强调一点，

商旅平台与共享平台必须同频共建、协同推进，以实现员工差旅费报

销业务全流程自动化。

（一）统筹谋划构建共享服务体系

1、科学制定建设计划。A企业科学制定商旅平台、共享平台建

设计划，首先在本部机关进行试点，落实专人负责建设工作，定期与

商旅服务组、共享服务组沟通建设推进情况。2、需求对接签署服务

协议。A企业与商旅服务组、共享服务组沟通相关建设事宜，包括系

统配置对接、个性化需求、制定试点单位实施计划及上线时间进度表

等，最终三方签订服务合同。4、收集数据进行初始化配置。A企业

根据建设要求收集明细级组织机构部门信息、在岗员工信息、设置出

差申请审批流程、差旅费报销审批流程等，将数据交由商旅及共享服

务组进行初始化配置。5、组织员工进行业务培训。A企业要求服务

组针对商旅平台、共享平台编制用户操作手册，并组织员工进行现场

操作培训，掌握系统操作技能。6、各方协同进行业务测试。根据共

享服务体系建设实施计划，A企业负责业务跟单测试；商旅服务组负

责商旅平台技术支持、问题解答、用户需求收集、平台调试；共享服

务组负责共享系统测试、问题跟踪、需求评估等工作。7、风险评估

正式上线。业务测试结束以后，A企业对系统上线后的运行情况进行

风险识别及评估，并制定相应的风险应对措施，在确保上线