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秘书应具备的素养

秘书人员应当具备业务、智能、心理、道德四种素质，下面小编

给大家介绍关于秘书应具备的素养的相关资料，希望对您有所帮助。

秘书应具备的素养

一、秘书的业务素质

秘书的业务素质表现为与秘书的本职工作密切相关的一些能力要

求。由于秘书工作的内容丰富多样，所以秘书的能力要求也很多，这

些能力要求根据秘书工作的分类，大致可分为办事、撰文和技术三种，

我们对这三种能力分作介绍。

(一)办事的能力

“秘书部门是办事机构，秘书的基本职能就是办事，办事能力是

秘书工作的重要能力”。“办事能力”是我们习惯上的说法，其实，

它是由多种能力合成的，主要包括以下几个方面。

1.调查研究的能力。“调查研究是指人们深入现场进行考察,以探

求客观事物的真相、性质和发展规律的活动”。调查研究是秘书人员

重要的业务之一，为了当好领导的助手和参谋，为了为领导机构作出

决策、制定政策提供依据，为了起草报告、处理公文、处理来信来访、

办理议案提案都必须做好调查研究。为此，秘书必须熟练掌握调查研

究的各项程序、调查研究的方式方法和处理调查材料的能力。

2.理解和领会能力。要有较高的理解领会能力，关键要听得快，

听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的

理解力，牢固的记忆力和精湛的品评力。

3.口语表达能力。这是对秘书的特殊要求。会说话这是一门学问，

而且是事关办事的成败的基础。会说话最起码要做到三点：口齿清楚;

表达准确;懂得说话艺术。前两条是基本的，第三条石进一步要求，它

包括了感染力、说服力、风度、礼貌等，需要我们由浅而深的去掌握。

4.应变能力。世界上的事物是瞬息万变、不断发展的，人们办事

的计划和方案，常常会与现实不太相符，甚至大相径庭;有时会突然变

化，把原来的计划和方案完全打乱。在这种情况下，办事人员要胸有

成竹，临机不乱，迅速作出决策，一案不行另换一案，原则不变，灵

活处置，以达到预期目的。

5.交际能力。处理人际关系是一门学问，而交际能力又是处理人

际关系的重要因素。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，是人很容

易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就会比较高。“交际能

力又大多体现在协调工作和与领导的相处当中，而这两方面对于秘书

人员事业的发展至关重要”，所以学习交际艺术，提高交际能力，并

非无足轻重。

还有其他一些能力。总之，办事能力是个综合水平的体现。

(二)较强的文字处理能力

文字处理能力是秘书人员的基本功。秘书几乎整天与文字打交道，

人们常把秘书成为“秀才”，道理正在于此。

“秘书人员的文字处理能力，不是单纯的文笔技巧问题，它实际

是较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识和现实资料信息、较强

的分析和认识问题的能力以及流畅的文笔等多方面素养的综合反映，

也是一种综合性能力”。

秘书人员文字处理能力的形成和提高，既须作综合的努力，有有

赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。只有在写作实践中进一步对

有关写作知识加以消化，做到心领神会，下笔才能左右逢源。提高文

字处理能力的关键是自己多写多练。

(三)熟练掌握办公自动化设备的技能

论秘书应具备的素质论秘书应具备的素质“随着时代的发展，现

代技术在办公室已经普遍应用，办公室很多工作日趋自动化，所以秘

书人员为了完成本职工作，还必须熟练掌握办公自动化设备”[⑥]。这

些技术主要包括：微电脑技术、打字技术、复印技术、缩微技术、摄

影技术、录音录像技术、速记技术、书法技术、编辑技术、校对技术。

在目前条件下，秘书人员应掌握的主要技能有：会使用文字处理机、

电子计算机、多功能电话、复印机、传真机等，还要懂得其简单构造，

掌握维修保养方法。同时，学会用电脑起草、修改文件，以及档案资

料检索，缩微摄影技术等。秘书人员不仅要学会硬件操作，而且软件

编制，成为既懂秘书业务又懂电脑技术的通才。一方面秘书队伍应有

一批专业的技术能手，另一方面所有人员都应掌握自己工作中要用到

的技术手段。

二、智能素质

业务素质决定于智能的高低、强弱，智能是业务能力的基础。因

此，秘书人员的业务素质与他们的智能素质密切相关。

智能素质包括五方面：知识结构，思维能力，临机处事能力，记

忆能力和自省能力。

(一)完善的知识结构

秘书由于长期从事文字工作，这就要求他们有完善的知识结构作