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采购控制程序文献

1.目的

对采购物资的全过程进行管理控制，以确保其符合公司采购流程及规定规定。

2.范畴

合用于原材料、外购物料及服务等物资采购的控制。

3.职责

3.1采购部负责组织对供应商的评价工作，并提供《合格供应商一览表》，负责对各部门提出

采购申请程序进行把控。

3.2项目部或申请部门负责提供采购需求阐明或技术性文献。

3.3采购部收集汇总编制《月采购计划报表》，于次月1日前提交月采购计划，每月5日前（含

5日）提交上月采购报表。以上表格分公司采购人员制作后、提交至集团采购部各区域负责人处

进行审核，待审核通过后，方可采购。

3.4收货部门及使用部门负责采购物料的检查、验证。

3.5仓库负责按公司规定对采购物资进行管理（如配有仓库此条有效）。

4.采购工作程序

4.1采购需求文献及采购计划

4.1.1项目部负责编制采购需求文献，普通涉及：名称、数量、质量规定、标记办法、交货方

式及交货期等；

4.1.2采购申请文献分为三种：月度采购计划申请、采购签报申请、临时物料采购申请。

月度采购计划：由需求部门申请后，发送至采购员处汇总，采购编制好月度采购计划汇总表

后，需由分公司财务、总经理签字后，另发送至集团采购部进行申批，集团采购部审核通过后方

可进行采购配送。

签报申请：即在公司内网OA系统由申请部门发起需求，经由部门负责人、集团采购、财务、

总经理、集团办公室、董事长同意后方可采购。签报申请普通用于固定资产、临时采购超出元原

则时使用。

临时采购申请：即在月度计划外采购（如：临时进场、垦荒、特殊规定等），且采购金额未

超出元的，需由申请或使用部门填写临时材料申请单，再由部门经理、分公司总经理签字后方可

执行采购。具体操作请参考“采购流程图”。

4.2采购具体操作流程及规定

4.2.1新进场采购操作流程

4.2.1.1新项目成立，分公司采购人员到岗后首先按项目需求，拟定申请文献模式，项目的作

业车辆采购，如：洒水车、洗扫车等，这些车辆采购普通需要供货周期，拟定好需求可直接走公

司内网OA签报进行申请，部门领导审批，再发至集团车辆管理部有关人员、财务、集团办公室、

董事长依次批复后由集团车辆管理部人员负责车辆采购事宜。

4.2.1.2新项目办公家具及小型设备采购人员需进行询价比对，最少货比三家，家具询价内容

需提供图片及材质等信息；小型设备需提供有关参数；电脑、打印机等办公设备需提供品牌及配

备、保修条款等，京东采购是比对价格之一，以上询价比对后，需走公司内网ＯＡ签报进行申请，

分公司采购在乎见栏内需阐明询价状况、付款方式及采购意见，报请集团采购部审批，按流程审

批完毕后方可进行采购，付款方式需采用月结对公转账，除网购外，其它均需签定采购合同。

4.2.1.3新项目常规物料采购普通在本地进行采购配送，选择供应商应按《供应商管理程序》

文献进行操作，初次采购需在本地进行最少三家比对询价（都市规模大最佳五家），询价内容涉

及：单价、与否含税（专票或是普票，专票需注明抵扣税点）、支付方式等。询价完毕后需走内

网ＯＡ进行签报申请并报集团采购部进行审核，依次批复后方可进行合作，并与供应商签定框架

合同。

4.2.1.4新项目费用支付如房屋租金、油卡充值费用等，均需走采购签报申请。

4.2.4.5采购人员根据采购计划，应以合同订货、对公账务往来为主，市场零星采购为辅原则，在

《合格供应商一览表》内选择供应商进行采购。

4.2.2常规采购、物控具体操作流程

4.2.2.1订单：采购人员收到物料申请单后（需有部门经理及分公司总经理签字），首先进入ERP

系统录入订单（具体操作参考《采购ERP操作手册》），订单打印后给直属部门经理签字，签字后

传真或扫描给供应商(原件采购按月装订存档备查)，供应商收到订单后打印两份，一份盖章确认

与当月送货单一起送交我公司采购员，采购员登记采购合同台账，支付付款时需作为附件一并附

在付款申请单中，另一份供应商存档备查。

4.2.2.2送货单：供应商需提供一式三联的送货单需盖章（打印件最佳），如果送货直接到项

目上，由项目接受人核算物料无误后在送货单上签字，签字后的送货单一份留存项目，另一份随

订单配送或邮寄给分公司物控或财务部会计处；

送货到仓库则仓管人员核对无误后在送货单上签字，签字后一份留存仓管人员，另一份与订