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办公室秘书工作责任制

办公室秘书作为一种职位类型，重要负责管理、保持组织清楚

和通信高效。一名优秀的办公室秘书应当具备一系列的技能，如优

秀的组织本领、高效的沟通本领、精细的计划本领，等等。在团队

协作中，秘书扮演着关键的角色。职责明确的工作责任制也是有助

于确保秘书能够完成工作任务并兑现其角色的关键性因素之一、本

文将探讨一种办公室秘书工作责任制，以确保工作流程正常、组织

成员之间互动高效，并且为公司及其客户供给高水平的服务。

1.工作职责

办公室秘书的工作涉及日常办公、文件处理、与客户互动和团

队协作。因此，本工作责任制将以这些职责为基础确定秘书的工作

范围。

1.1.日常办公

*维护办公室设施的正常运行

*负责保持办公室的乾净和专业形象

*确保全部办公用品和设备的补充和更新

*积极掌管组织内部文档和信息的处理和管理

1.2.文件处理

*负责文件管理和记录，例如订立并维护员工名单、联系人/地

址/电话簿，报销单等等

*协调组织内部和外部文件和信息的传递和交换

*管理电子文档和备份文件，保证文件和信息的安全性和机密

性

*维护和监督文件分类和存档流程。

1.3.与客户的互动

*对来访的客户、合作伙伴等进行接待，并向他们供给必要的

信息和方向

*通过电话、邮件等方式回答客户咨询

*维护客户档案和记录

*协调组织与其客户之间的沟通和交流。

1.4.团队协作

*组织和协调团队成员之间的交流和协作

*维护会议日程表和会议议程，并参加会议并进行记录

*供给支持和反馈，确保团队成员之间的高度协调关系

*协调和联络执行不同任务的团队成员。

2.工作标准

办公秘书作为公司组织和日常管理方面的重要参加者，其工作

职责必需符合该公司的标准和政策。

2.1.处理文件

秘书的文件处理质量应符合公司标准，保证：

*精准性。每份文件都应精准无误，确保对应人员的民事条款

的适用性。

*时间性。秘书应优先处理全部文件，确保文件在第一时间得

各处理。

*机密性。秘书应保守公司的商业信息，确保不泄露紧要信息。

*建立完整的档案。秘书应检验和记录每份文件，并在安全牢

靠的地方存储，以便将来的快速访问。

2.2.组织日常工作

秘书应神速高效、清楚和整齐的组织业务日常工作，确保：

*工作时间和任务计划都与全部客户和团队成员协调一致。

*不断更新团队的工作日程表，并确保对团队日程的监督、提

示和记录。

*每日向领导或团队成员报告工作进展，并供给必要的决策支

持。

2.3.沟通、反馈和支持

秘书应确保本身在团队成员间的互动中担负紧要的角色，要拥

有：

*良好的沟通技巧，这应当包括口头和书面交流技巧，以及良

好的一般话和英语水平。

*即时的反馈和回馈感，通过给其他团队成员供给有用，适时

和认真的信息支持，可以加强工作的质量和协作效果。

*活跃和杰出的支持。秘书应时刻记住，他为公司供给的服务

属于支持服务，因此要深入了解业务，对于全部团队成员的恳求予

以积极的支持。

3.工作标准的评价与追踪

除了以上职责之外，公司应当建立定期的办公室秘书工作评估

机制，以确保秘书的工作充足公司的标准，并且能够在将来连续改

进。评估机制应包括以下几个方面。

3.1.目标订立

在每个业务年度开始时，公司团队和秘书应当协商订立标准和

目标，以确保该职位的职责和期望得到充分理解。

3.2.评价周期

公司应当建立每个业务年度的评价周期，以便开展系统和恰当

的秘书员职责评估。

3.3.更正和重新定向

假如评估发觉存在滞后，公司应视情况而定，对员工调整目标

和职责，或供给额外支持和培训。

4.总结

办公室秘书是组织的紧要构成部分，他们应当拥有多项技能和

技巧。秘书在处理日常工作、与客户沟通和组织协调方面扮演着关

键角色，借助一个清楚明确的工作责任制，可以确保秘书充足公司

的期望并胜任其角色。公司应定期对秘书的工作进行审核和评估