物资采购及验收管理制度(3篇).pdf

物资采购及验收管理制度

1.引言

1.1目的

本制度旨在规范物资采购及验收流程，确保物资的合理采购和有

效管理，避免资源浪费和不必要的风险。

1.2适用范围

本制度适用于所有从事物资采购和验收工作的人员。

2.物资采购流程

2.1需求提出

2.1.1部门提出物资需求，填写物资采购申请表，明确物资的品

名、规格、数量等核心信息。

2.1.2部门领导审批后，将物资采购申请表转交给采购部门。

2.2供应商选择

2.2.1采购部门根据物资的特性和采购需求，制定供应商选择方

案，明确选择供应商的标准和流程。

2.2.2采购部门向潜在供应商发出询价邀请，并要求供应商提供

报价单和相关资质证明。

2.2.3采购部门综合评估各供应商的报价、信誉、实力等因素，

选择最适合的供应商。

2.3价格谈判和合同签订

2.3.1采购部门与选定供应商进行价格谈判，争取更有利的价格

和支付方式。

第1页共11页

2.3.2确定最终价格及其他合同条款后，采购部门与供应商签订

正式合同，并保存相关合同文件。

2.4采购执行

2.4.1采购部门根据合同，与供应商进行供货协调和订单追踪，

确保准时交货。

2.4.2采购部门与财务部门结算付款流程，保证按合同约定完成

支付。

2.5采购验收

2.5.1采购部门根据合同约定和物资需求，对采购物资进行验

收。

2.5.2验收包括外观检查、数量对照、功能测试等。如有问题或

不合格的物资，采购部门与供应商进行协商处理，确保物资的质量和

需求的满足。

2.6验收合格确认

2.6.1验收合格的物资，采购部门负责填写验收报告并签字确

认。

2.6.2形成物资验收报告后，将报告交给财务部门进行付款。

3.物资验收管理流程

3.1验收报告填写

3.1.1验收人员根据采购物资的实际情况，填写验收报告。

3.1.2验收报告包括物资的品项、数量、外观、质量等核心信

息。

3.2验收标准

3.2.1建立统一的验收标准，明确物资的合格标准和验收程序。

第2页共11页

3.2.2验收标准应根据不同物资的特性和需求进行制定，确保准

确性和可操作性。

3.3外观检查

3.3.1验收人员对物资的外观进行检查，包括是否有破损、腐

蚀、变形等。

3.3.2外观不符合验收标准的物资，应及时与供应商沟通，协商

解决方法。

3.4数量对照

3.4.1验收人员核对实际收货数量和合同约定数量是否一致。

3.4.2数量不符合验收标准的物资，应及时与供应商沟通，协商

解决方法。

3.5功能测试

3.5.1根据物资的功能要求，进行相应的功能测试。

3.5.2功能测试不合格的物资，应及时与供应商沟通，协商解决

方法。

4.异常处理

4.1采购流程中出现的异常情况，如供应商无法交货、交货延

迟、物资质量问题等，应及时与供应商协商解决，并记录相关情况和

处理过程。

4.2对于严重违反合同规定、严重影响生产和工作的供应商，应

取消合作关系，并将其信息记录在不良供应商库中。

4.3对于违规采购和验收行为的人员，依据公司的相关制度进行

相应的纪律处分。

5.监督检查与评估

第3页共11页

5.1公司应建立定期监督检查体系，对物资采购和验收流程进行

监督和检查，确保制度的有效实施。

5.2对物资供应商进行评估，包括合作过程中的表现、服务质

量、物资质量等方面，形成供应商评估报告，并根据评估结果对供应

商进行分类管理。

6.附则

本制度的解释权归公司所有，公司可根据实际情况对制度进行调

整和补充，并及时向相关人员进行沟通和培训。