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办公室接待礼仪培训知识

一、接待预备

（一）环境预备

秘书应留意接待室的布置。应布置得清洁、整齐、美观，让客人

一走进来就感到这里的工作有条不紊，布满生气。接待来访的地方应

预备好座位、茶水，还应有一部电话，有条件的状况下还应有复印设

备、传真机、电脑等。最好能在接待室的墙上挂一面镜子，它可以提

示接待人员随时修饰自己的仪容，始终表现出优雅的仪表和风度。为

使接待室内显得生气盎然，可在窗台，屋角摆些盆景或花卉。为了便

利来客进屋后有放衣物的地方，应预备衣帽架。要使来访者排解等待

的时间，可备一些书报杂志、单位介绍等材料等。

（二）心理预备

秘书接待礼仪的基本要素是“诚意”。待人接物应热忱开朗、温存

有礼、和气可亲、举止大方而敏捷，克服那种“门难进、脸难看、话

难听、事难办”的仪表举止。

优秀的秘书还应有对各种来客如何应对的心理预备，来访客人大

致可以分为三类：

1.直接关系的来客，如客户、股东、单位内部高级人员等。

2.间接关系的来客，如税务、媒体记者等。

3.与工作无关的来客，如上司的伴侣、宗教团体、员工家属等。

秘书要在接待中对各类访客都能以机敏爽快，笑容可掬的态度处

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理好，使客人有“如沐春风”之感，那就是秘书的胜利表现。

二、接待礼仪

迎客、待客、送客是接待工作中的基本环节。

秘书人员接待来访的客人，必需遵循礼貌、负责、便利、有效的

原则。

（一）亲切迎客

当你观察客人进来时，应立刻放下手中的工作，抬起头来朝来人

微笑，或从椅子上站起来，礼貌地招呼一声“你好，欢迎光临”。一般

状况下不用主动和来访者握手，除非来者特别重要或年事很高，但是

假如来者主动把手伸过来，你不要使对方的手悬空，要顺其自然。对

于预约的访客或未预约的访客都要热忱待之，

敏捷处之。

（二）热忱待客

在带领客人时，要协作对方的步幅，在客人左侧前一米处引导。

在引路时，上体稍向右转体，左肩稍前，右肩稍后，侧身向着来客，

保持两三步距离，可边走边一直宾介绍环境。要转弯或上楼梯时，先

要有所动作，让对方明白所往何处。到达会客室前要指明“就要这里”，

先敲门，再开门。假如门是向外开的，用手按住门，让客人先进入；

假如门往内开，你先进入，按住门后再请客人进入。一般右手开门，

再转到左手扶住门，面对客人，请客人进入后再关上门，通常叫做外

开门客先入，内开门已先入。

进入后，引导座位的礼节是：通常请来宾坐上位系指离入口处较

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远的位子。西方国家通常认为右为上，因此入座时常请来宾坐在仆人

的右侧。在座位中，一般长沙发留给客人，以单沙发为下座。图示如

下：

会客厅：A——1号来宾B——2号来宾C——上司D——秘书

对于双边谈判，通常宾主分坐长型桌子的两边，若长桌与入口处

垂直，则正

对门的一侧为上座，归客方坐；背对门的一侧是下座，由主方坐。

若长桌与入口处平行，则以进门时右侧为上座，归客方坐；进门时左

侧为下座，归主方坐。图示如下：

会谈室：主方五位会谈手挨次为：1、2、3、4、5

客方五位会谈手挨次为：A、B、C、D、E

接待客人时，要主动取过客人的伞、帽子、外套，放在衣帽架上，

并说“帮您挂在这儿”。秘书在退出会客室，要关上门时，不要背对访

客，而以正面倒走方式退出。

递送茶水饮料，通常是先宾后主，应是在客人就座后，未开头谈

正事前的时候。退出时，要端着托盘轻轻弯腰敬礼，悄悄退出，通常

要面对客人倒退几步，在离开客人的视线后再转身背对客人退出。

（三）礼貌送客

“出迎三步，身送七步”是迎送来宾最基本的礼仪。假如以小轿车

送客人时，要留意乘车的座位次序，通常是“右为上，左为下，后为

上，前为下”。若下车专备有小车司机，那么后座右位为首位，左侧

次之，中间再次之，前座右侧殿后。上车依座位尊卑排列次序来进入，

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下车时，则依相反次序出来。通常入左座进左门，入右座进右门，上

车应从车后绕行。假如是仆人亲自驾车送客，若只有一位客人，则应

陪坐于轿车前座；若主客坐前座外