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企业货款回收管理办法

一、目的

为确保公司货款及时、足额回收，降低资金风险，提高资金使用效率，特制定本管理办法。

二、适用范围

本办法适用于公司所有涉及产品销售及服务提供所产生的货款回收业务。

三、职责分工

（一）销售部门

1.负责与客户签订销售合同，明确付款方式、付款期限、违约责任等关键条款，并确保合同条款符合公司货款回收政策。

2.建立客户信用档案，对客户的信用状况进行动态评估和跟踪，包括客户的财务状况、经营稳定性、过往付款记录等信息，为货款回收提供风险预警。

3.按照合同约定及时向客户交付货物或提供服务，并取得客户的签收确认凭证，作为货款结算的依据。

4.在货款到期前，通过电话、邮件、传真等方式提前与客户沟通，提醒客户付款，并确认付款计划。

5.负责处理客户的付款咨询、异议和投诉，积极协调解决客户提出的问题，确保货款回收工作顺利进行。如遇客户提出质量异议或其他纠纷，应及时通知质量部门、法务部门等相关部门共同处理，并在纠纷解决后及时跟进货款回收事宜。

（二）财务部门

1.建立健全货款回收账务管理体系，准确记录和核算每一笔货款的应收、已收和未收情况，定期与销售部门核对账目，确保账实相符。

2.监控货款回收进度，定期编制货款回收报表，向公司管理层汇报货款回收情况，包括各客户的欠款金额、账龄分布、回收比例等信息，分析货款回收中存在的问题并提出建议。

3.负责审核销售部门提交的发票开具申请，确保发票信息准确无误，并按照规定及时向客户开具发票。发票开具后，及时将发票信息传递给销售部门，以便其跟踪客户的付款情况。

4.对逾期未付的货款，及时与销售部门沟通，共同分析原因，并采取相应的催款措施，如发送催款函、暂停供货、委托第三方催收机构等。在采取法律手段追讨货款时，协助法务部门提供相关财务证据和资料。

（三）法务部门

1.负责审核销售合同中的法律条款，确保合同的合法性和有效性，防范法律风险。

2.对货款回收过程中出现的法律纠纷，提供法律咨询和支持，制定法律解决方案，并代表公司参与诉讼或仲裁等法律程序，维护公司的合法权益。

3.协助销售部门和财务部门完善货款回收相关的法律手续，如起草催款函、律师函、和解协议等法律文书，确保催款行为合法合规。

四、货款回收流程

（一）合同签订与发货

1.销售部门与客户洽谈业务并达成合作意向后，按照公司合同管理规定签订销售合同，明确双方的权利义务，特别是付款相关条款。合同签订后，及时将合同副本交财务部门备案。

2.生产部门或相关业务部门根据销售订单组织生产和发货，并在发货后及时将发货凭证（如物流单号、发货清单等）传递给销售部门和财务部门。销售部门负责跟踪货物运输情况，确保货物按时、安全送达客户。

（二）发票开具与传递

1.财务部门根据销售部门提供的发货凭证和合同约定，审核无误后开具销售发票。发票开具应遵循国家税收法规和公司财务制度的要求，确保发票内容真实、准确、完整。

2.发票开具后，财务部门及时将发票交给销售部门，销售部门负责将发票以安全、快捷的方式传递给客户，并要求客户签收确认。同时，销售部门应将发票传递凭证留存备案，以便跟踪查询。

（三）收款与记账

1.客户按照合同约定的付款方式和期限支付货款。财务部门收到款项后，及时进行账务处理，确认货款到账，并将收款信息反馈给销售部门。

2.对于采用银行转账、支票等非现金方式支付的货款，财务部门应严格审核付款凭证的真实性、合法性和有效性，确保款项来源可靠、金额准确无误。对于现金收款，应按照公司现金管理规定进行操作，确保资金安全。

（四）逾期账款处理

1.当货款逾期未付时，财务部门应在逾期后的[X]个工作日内通知销售部门。销售部门应立即与客户取得联系，了解逾期原因，并要求客户书面确认付款计划。对于因客户原因导致的逾期，销售部门应积极与客户沟通协商，催促客户尽快付款。

2.如果客户在沟通协商后仍未按照付款计划支付货款，且逾期时间超过[X]天，销售部门应向客户发送催款函，明确告知客户逾期未付的金额、逾期时间以及可能产生的法律后果，要求客户在规定的期限内支付货款。催款函应由销售部门负责人审核签字后，以挂号信、快递或传真等方式发送给客户，并留存发送凭证。

3.若客户在收到催款函后仍未付款，且逾期时间超过[X]天，销售部门应将情况书面报告给公司管理层，并提交相关证据材料。公司管理层根据具体情况决定是否委托第三方催收机构进行催收或采取法律诉讼措施。在采取法律诉讼措施前，应先由法务部门进行法律风险评估，并制定详细的诉讼方案。

五、客户信用管理

（一）信用评估

1.销售部门在与新客户建立业务关系前，应对客户进行全面的信用评估。信用评估应包括客户的基本信息（如企业名称、注册地址、法定代表人、经营范围等）、财务状况（如资产负债表、利润表、现金流量