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档案目录格式规范

新文书档案目录格式

归档文件目录：

年度：2008

类目：2

保管期限：永久

盒号：004

件号：03-1、03-2、03-3

文号：大唐国际计[2008]XX号

责任者文件材料题名：

1.关于下达XXX2008年第一批小型基建计划的通知

2.关于下达XXX2008年第二批小型基建计划的通知

3.关于下达XXX2008年第三批小型基建计划的通知

日期：XXX2008.01.12、2008.04.12、2008.10.22

页数：3

备注：一般来说，纵向目录式表格应距左侧纸边25mm，

距右侧纸边15mm。表格字段从左至右依次保持宽度为10、

20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。表格

至顶端纸边距离应为35mm。表格首行字段部分高度为20，

其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。目录式表格表

标题部分应使用小二号宋体加粗，字段部分应全部使用四号仿

宋体加粗，条目部分应使用五号或小五号仿宋体（依字符数量

具体情况而定）。目录中“备注”项应填写对文件情况的说明，

例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等。

全引目录式样：

0-5大类档案全引目录索引

年度：2008年

一级类目保管期限起止盒号起止件号存放柜号文件所

在页号

党群工作长期永久1-18001-05025

短期1-5001-15030

行政管理长期永久6-7001-09038

短期8-10001-12039

经济管理长期永久1-2001-19825

短期3-6001-10031

备注：索引表格应距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。

表格字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25

（mm），整表宽度为155mm。

2.一般情况下，索引表格应该位于纸张顶部边缘40mm处。

表格的首行字段应该有20mm的高度，其余部分应该按照18

行*10mm的分布。索引表的标题部分应该是小二号的宋体加

粗，字段部分应该是小四号的仿宋加粗，条目部分应该是五号

或小五号的仿宋体（具体大小取决于字符数量）。

注：所有索引表格的格式都应该遵循以上规则。

3.新文书档案备考表应该包含以下信息：

盒内文件的数量、互见信息、是否有复印件归档、是否存

在笔迹材料问题等等。

备考表内的字段应该是三号宋体加粗的字体，内容字体应

该比字段式文字小。

一般情况下，备考表应该距离左侧纸边25mm，距离右侧

纸边15mm，距离顶部纸边35mm。

4.新文书档案卷盒脊背应该包含以下信息：

全宗号、年度、一级类目名称、保管期限、起始件号、终

止件号、盒号等等。

档案盒盒脊式样和档案盒底边式样可以选择其中一种，如

果是竖立放置，则应该使用左边的样式，如果是放倒放置，则

应该使用右边的样式。

5.新文书档案全引目录脊背应该包含以下信息：

公司的标识、年度、文书档案的全册数量。

全引目录应该分年度组织，一册能用的应该标注为“全1

册”，一册不够的应该另立多册，每册应该标注为“第M/N册”。

6.科技档案目录格式应该包含以下信息：

案卷目录应该包含盒号、档号、案卷题名、总页数、保管

期限号等等。

各字段宽度从左至右依次是：10、30、70、15、15、10、

20（mm），整表宽度为170mm。

卷内目录应该包含保管期限、盒号、档号、序号、页数、

文件编号、责任者、文件题名、日期等等。

7.删除此段落，因为没有明显的格式错误。

三)科技档案全引目录

分类号。类目名称。所在位置。页数

8050.燃料设备管线施工安装文件。143-190盒。311-340

盒

8051.锅炉设备管线施工安装文件。191-250盒。341-360

盒

8052.汽机设备管线施工安装文件。251-280盒。361-391

盒

8053.化水设备管