订单管理制度3篇.pdfVIP

订单管理制度3篇

订单管理制度1

（一）采购订单的明细管理

采购订单的明细管理主要是通过对采购订单各项目的管理，

使企业相关部门能够明确掌握商品订货的情况。当采购单位决定

采购对象后，企业通常会寄发订购单给供应商，以作为双方将来

交货、验收、付款的依据。订购单内容主要侧重于交易条件、交

货日期、运输方式、单价、付款方式等。因用途不同，订购单可

分为厂商联（第一联），作为供应商交货时间的凭证；回执联（第

二联），由供应商签字确认后寄回给企业物料联（第三联），作为

企业控制存量和验收的参考；请款联（第四联），作为结算货款

的依据；承办联（第五联），由制发订购单的单位自存。

（二）采购订单的跟踪管理

订单跟踪是采购人员的重要职责，订单跟踪的目的有三个：

促进合同正常执行、满足企业的商品需求、保持合理的库存水平。

在实际订单操作过程中，合同、需求、库存三者之间会产生矛盾，

突出地表现为由于各种原因合同难以执行、需求不能满足导致缺

货、库存难以控制。恰当地处理供应、需求、缓冲余量之间的关

系是衡量采购人员能力的关键指标。采购订单跟踪过程如图所示。

1.合同执行前订单跟踪。订单人员在完成订单合同之后，要

及时了解供应商是否接受订单，是否及时签返订单合同。在采购

环境里，同一商品往往有几家供应商可供选择，独家供应商的情

况很少。虽然每个供应商都有分配比例，但在具体操作时可能会

遇到因为各种原因的拒单现象，由于出现变化，供应商可能要提

出改变某些合同条款，包括价格、质量、交货日期等。如果供应

商按时返签订单合同，则说明供应商的选择正确；如果供应商确

实难以接受订单，可以在采购环境里另外选择其他供应商。与供

应商正式签订的合同要及时存档，以备后查。

2.合同执行过程中订单的跟踪。进人订单实际作业阶段的第

一项工作，就是要签订一份与供应商的正式合同。这份合同具有

法律效力，订单人员应全力跟踪，并且应和供应商相互协调，建

立起相互之间的业务衔接、作业规范的合作框架。合同跟踪应注

意以下事项：

（1）严密跟踪供应商准备商品的详细过程，保证订单正常

执行。在跟踪过程中，发现问题要及时反馈，需要中途变更的要

立即解决，不可贻误时间。不同种类的商品，其准备过程不同。

总体上可分为两类：一类是供应商需要按照样品或图纸定制的商

品，存在着加工过程的周期长，变化多的特点。对于这类订单的

跟踪管理，可以向供应商单位派常驻代表，以起到信息沟通、技

术指导和监督检查的作用。常驻代表应当深入到生产线各个工序、

各个管理环节，帮助发现问题，提出改进措施，切实保证彻底解

决有关问题；另一类是供应商有存货，不存在加工过程，周期短。

对这类订单的跟踪管理可视情况分别采用定期或不定期到工厂

进行监督检查，或者设监督点对关键工序或特殊工序进行监督检

查；要求供应商自己报告生产条件情况、提供相应检验记录、让

大家进行评议等办法实行监督控制。

（2）紧密响应生产需求形势。如果因市场原因需求紧急，

要求本批商品立即到货，应马上与供应商协调，必要时可帮助供

应商解决疑难问题。有时市场需求出现滞销，企业经研究决定延

缓或取消本次订单商品供应，订单人员也应尽快与供应商进行沟

通，确定其可承受的延缓时间，或终止本次订单操作，给供应商

相应的赔款。

（3）慎重处理库存控制。库存水平在某种程度上体现了订

单人员的水平。订单人员既要保证销售正常，又要保持最低的库

存水平，也就是必须保持与正常经营相适应的商品库存量。因为

企业库存过大，占用资金，增加管理费用；库存过小，则品种不

全，数量不足，容易造成脱销。

（4）控制好商品验收环节。商品到达订单规定的交货地点，

对国内供应商来说一般是企业仓库，对境外交货则是企业国际物

流中转中心。境外交货的情况下，供应商在交货前会将到货情况

表传真给订单人员，订单操作者应按照原先所下的订单对到货的

物品、批量、单价及总金额等进行确认，并进行录入归档，开始

办理付款手续。境外的付款条件可能是预付款或即期付款，一般

不采用延期付款，因此订单人员必须在交货前把付款手续办妥。

3.合同执行后订单跟踪。应按合同规定的支付条款对供应商

进行付款，并进行跟踪。订单执行完毕的柔性条件之一是供应商

收到本次订单的货款，如果供应商未收到付款，订单人员有责任

督促付款人员按照流程规定加快操作，否则会影响企业信誉。商

品在使用过程中，可能会出现问题，偶发性的小问题