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企业采购控制程序文件

一、目的

为了规范企业的采购活动，确保采购的物资、服务符合企业的需求

和质量标准，同时控制采购成本，提高采购效率，特制定本采购控制

程序文件。

二、适用范围

本程序适用于企业所有物资和服务的采购活动，包括原材料、零部

件、设备、办公用品、劳保用品、技术服务、运输服务等。

三、职责分工

1、采购部门

负责制定采购计划和预算，并根据批准的计划和预算进行采购活动。

寻找合适的供应商，进行供应商的评估和管理。

与供应商进行谈判，签订采购合同，并负责合同的执行和跟踪。

负责采购物资和服务的验收和入库。

2、需求部门

提出采购需求，并提供详细的规格、型号、数量等要求。

参与供应商的评估和选择。

负责验收采购的物资和服务是否符合需求。

3、财务部门

负责审核采购预算和采购合同的财务条款。

负责采购款项的支付和结算。

4、质量部门

负责制定采购物资和服务的质量标准。

参与供应商的评估和选择，对采购的物资和服务进行质量检验和验

收。

四、采购流程

1、需求提出

需求部门根据生产经营的需要，填写《采购申请表》，详细说明采

购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息。

《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。

2、采购计划制定

采购部门根据收到的《采购申请表》，结合库存情况和市场供应情

况，制定采购计划。

采购计划应包括采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预计

采购时间、预算金额等内容。

采购计划经采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门和分管领

导审批。

3、供应商选择

采购部门根据采购计划，通过市场调研、网络有哪些信誉好的足球投注网站、供应商推荐等

方式，寻找潜在的供应商。

对潜在的供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息，如营业执

照、生产许可证、产品质量认证等。

对符合初步筛选条件的供应商，进行实地考察或要求其提供样品进

行检测，评估其生产能力、质量控制水平、交货能力、价格水平、售

后服务等。

根据评估结果，选择合适的供应商，并建立供应商档案。

4、采购谈判和合同签订

采购部门与选定的供应商进行谈判，确定采购价格、交货期、质量

标准、付款方式等合同条款。

谈判达成一致后，起草采购合同，合同应包括双方的权利和义务、

采购物资或服务的详细信息、合同金额、付款方式、违约责任等内容。

采购合同经采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门、法务部

门和分管领导审批。

审批通过后，与供应商签订正式的采购合同。

5、采购订单下达

采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资或

服务的名称、规格、型号、数量、交货期等要求。

采购订单经采购部门负责人审核签字后，发送给供应商。

6、采购进度跟踪

采购部门应定期跟踪采购订单的执行情况，了解供应商的生产进度、

发货情况等。

如发现供应商存在延迟交货、质量问题等情况，应及时与供应商沟

通协调，采取相应的措施解决问题。

定期向需求部门和分管领导汇报采购进度情况。

7、物资验收和入库

采购的物资到货后，由采购部门通知需求部门和质量部门进行验收。

质量部门按照采购合同和质量标准，对采购的物资进行检验和验收，

出具验收报告。

验收合格的物资，由仓库管理人员办理入库手续，填写入库单。

验收不合格的物资，由采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、

降价等。

8、服务验收

采购的服务完成后，由需求部门按照采购合同和服务标准进行验收，

出具验收报告。

验收合格的服务，由需求部门确认并通知财务部门支付款项。

验收不合格的服务，由采购部门与供应商协商处理，如重新提供服

务、扣除部分款项等。

9、采购付款

采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，经部门

负责人审核签字后，提交给财务部门。

财务部门审核《付款申请表》和相关单据，按照合同约定的付款方

式和时间安排支付款项。

五、采购控制要点

1、采购预算控制

采购部门应严格按照批准的采购预算进行采购活动，不得超预算