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进出口业务单证档案管理制度

一、总则

为规范和完善进出口业务单证档案管理工作，确保企业进出口业

务单证档案的安全、完整和及时提供，有效支持企业的进出口业务运

作，特制订本制度。

二、适用范围

本制度适用于企业的进出口业务部门，涉及进出口业务单证档案

的管理和维护工作。

三、档案分类

根据进出口业务的特点和需要，将进出口业务单证档案分为如下

几类：合同文件类、报关文件类、贸易文件类、支付文件类和其他相

关文件类。

四、档案管理责任

1.进出口业务部门负责制定和执行企业进出口业务单证档案管理

工作的相关政策和制度，并监督和指导全体业务人员的档案管理工

作。

2.进出口业务部门应设立专门的档案管理岗位，负责具体的档案

管理和维护工作，同时建立档案管理的责任体系。

3.档案管理岗位负责对进出口业务单证档案进行分类、整理、编

目、装订、归档和管理。

五、档案管理流程

1.档案归档：进出口业务部门收到相关单证后，将其分类、整理

并编制入档目录，同时进行盖章和编号。

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2.档案保管：归档后的单证档案应按照必威体育官网网址要求进行安全保管，

档案室应采取物理和电子双重保管措施。

3.档案查询：企业内部各相关部门需要查询档案时，应向档案管

理岗位提出申请，经批准后方可查询和取阅。

4.档案借阅：对外部人员或合作伙伴的档案借阅需经过档案管理

岗位审批，并签订借阅协议，同时记录借阅人信息和借阅日期。

六、档案管理工具

为方便档案管理和查询，应使用专业的档案管理软件，对进出口

业务单证档案进行电子化管理，并定期进行数据备份和存档。

七、档案管理期限

按照国家法律法规和企业相关规定，对于进出口业务单证档案的

保留期限，应根据不同类型和具体情况进行具体确定，同时档案管理

岗位应制定相应的销毁程序和时间表。

八、档案安全和必威体育官网网址

1.档案管理岗位需严格遵守国家有关档案必威体育官网网址的法律法规，对进

出口业务单证档案进行必威体育官网网址和安全管理。

2.档案室应采取物理和电子双重保管措施，确保档案的安全性，

严禁私自复制、移除、销毁档案。

3.档案管理岗位应定期对档案室进行安全检查和防火、防水、防

虫措施，确保档案的完整性和可读性。

九、档案迁移和转交

对于进出口业务单证档案的迁移和转交，应有明确的程序和规

定，必须经过档案管理岗位的审批和记录，并采取相应的安全保护措

施。

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十、档案销毁

根据档案管理期限和销毁时间表，档案管理岗位应及时对进出口

业务单证档案进行销毁，销毁应有专门的程序和记录，并严格遵守国

家相关法律法规。

最后补充：

以上是一份关于进出口业务单证档案管理制度的简要提纲，仅供

参考。企业根据自身的实际情况和需要，可以进一步细化和完善该制

度。同时，建议企业定期对该制度进行评估和修订，确保其与企业的

发展和需要相适应。

进出口业务单证档案管理制度（2）

1、目的

为了规范进出口业务单证的存档管理，符合《中华人民共和国海

关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》等有关法律法规的规定。

2范围

适用于本公司进出口业务单证档案管理

3存档项目

3.1一般贸易项下进出口业务单证的管理

3.1.1存档内容：进出口报关资料(包括进出口合同、进出口发

票、进出口装箱单、进出口报关单、海关放行通知书)；进出口船务资

料(包括订舱单、装柜单、提单、设备交接单、落货明细单、排柜

单)。

3.1.2按合同号顺序制作进出口合同台帐以及进出口明细

4、工作制度

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4.1每一项业务操作完毕，操作员必须一周内整理留档资料进行

存档；

4.____月末由部门内档案管理人员进行检查，检查留档是否按规

定操作；

4.3进出口业务操作以季度为时间段。由部门主管进行抽查留档

资料是否