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工作邮件格式规范

篇一：工作邮件内容格式规范20

工作邮件内容格式规范目录

一、邮件主题的书写

二、邮件内容的书写

三、邮件地址栏的填写

一、邮件主题的书写

与公司内部间同事沟通的邮件主题格式为：部门-发件人姓

名-事件-日期

例：信息管理部-陈楚业-工作汇报-2015.5.30

二、邮件内容的书写

邮件正文的组成成分为以下几个部分：1、

2、

3、

4、

5、

称呼正文内容结束语附件署名

1、称呼

称呼是写信人对收件人的称呼用语。

第一行顶格书写，使用姓氏+职位为称呼，称呼后用逗号间

隔敬语。

例如：黄主任，您好：；如果为群发收件人可直接称呼为Dear

all：。注意：在进行邮件回复时，若未将发件人加入通讯录

通常会出现对方邮箱名作为邮件的称呼，为避免此情况可先

将收件人地址添加至通讯录并标注，也利于今后的沟通与联

系。

2、正文内容

位置在称呼语下面隔一行，是信得核心部分。因此要求正

文层次分明、简单易懂。每段文字第一行的第一个文字向右

缩两个汉字，每段第二行从左面顶格写起。

正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容，默认文字格

式。每项内容后换行空两格的书写。

对于工作汇报类邮件：

首先、表明工作是否完成，已完成的简单描述完成情况。

其次、未完成的描述执行进度，未执行的描述为何未执行，

需要特定人配合执行需使用红色字体加粗等重点标注的形

式书写。

对于数据汇报类邮件：

首先、简述数据的内容并辅以简要的分析。

其次针对数据异常的部分，需使用红色字体加粗等重点标

注的形式书写。

3、结束语

结束语在正文之后，空一行另起一段书写，以示尊重。

4、附件

信件如果有附件，可在邮件内容书写完毕后空一行注明，

以注字加冒号起“附件一。附近二……”依序列出附件内容，

并在文字底下加横线，以引起收信人的注意，使收信人便于

在读信之前就可了解信中的主要内容。

附件文件名的格式统一为：

日期-姓名-附件内容

5、署名

邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名，换行顶格在标注发

件日期。

注意：正文为邮件不可或缺的一部分，即使使用附件内容

的，也应根据附件内容简述汇报的内容，对于需要特定人员

配合执行或数据异常的文字描述采用加粗标红的格式。

三、邮件地址栏的填写（关于抄送与收件人的区别）：

收件人：邮件的接收人，并对该邮件做回复、指示。

抄送：将邮件同时发送给收件人以外的人，用户所写的邮

件抄送一份给别人，收到的人可回（邮件）可不回（邮件）。

正确理解并填写收件人和抄送的邮件地址有助于邮件接收

者明确需要各自的职责。

邮件格式统一如下：

1、字体：除特殊标注需着重注意的文字内容外（壳加粗、

字

体颜色彩红色），邮件内容字体统一为：宋体四号字（应用

常规正文字体大小均可），颜色为黑色。

2、

3、

4、开头语和正文之间，按段分隔。分隔距离为一行。回

复时收件人只填发邮件的人，其他均为抄送。附件文件名

的格式统一为：日期-姓名-附件内容

篇二：办公邮件行文及处理规范

办公邮件行文及处理规范

为规范公司内部办公邮件往来﹑提高办公效率，特制订此

规范：

1.邮件文本及格式规范

1.1.邮件内容

一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮

件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、

本人签名。

1.2.邮件字体

②全文统一

②字体大小在10-12号，不宜过大或过小，选用宋体或微

软雅黑字体。

④字体颜色为黑色，个别重点处可加黑或显著的颜色。

1.3.邮件附件

如邮件中含有附件，应在邮件内容中说明。

1.4.个人签名

根据公司规定，签名格式如下：

2.发送、抄送、群发规定

2.1.部门内工作邮件，以“收件人”发送至相关人员，如有

必要，“抄送”部门长；

2.2.跨部门工作邮件，以“收件人”发送至对方部门接口人，

“抄送”本部门对应人员或

部门长，如有必要，“抄送”对方部门长；

2.3.越级发送邮件，因工作需要向本部门隔级主管或主管

副总裁、总裁发送工作邮件时，

应首先征得本部门经理的同意，并在发送邮件时“抄送”本

部门经理；

2.4.“收件人”应为邮件涉及内容的直接责任人（严禁“收件

人”含糊不清