招投标档案管理制度范本（2篇）.pdf

招投标档案管理制度范本

1.引言

招投标是企业采购的重要环节，其管理与执行需要有严格的制度

来规范。招投标档案管理制度旨在确保招投标过程的公正、透明和合

规，并提高企业对招投标活动的监督和管理能力。本制度的制定是为

了规范招投标档案的创建、归档、保存和销毁等方面的工作，以确保

招投标活动的合规性、可追溯性和效率性。

2.目的和适用范围

本制度的目的是明确招投标档案管理的原则、责任和流程，并确

保招投标档案的完整性、准确性和安全性。本制度适用于公司内部所

有涉及招投标活动的部门和人员，包括招标员、评标委员会成员、招

标文件管理人员等。

3.招投标档案的创建和组织

3.1.招投标活动的相关文件应及时进行整理和归档，确保招标文

件、投标文件、评标文件等文档的完整性和顺序性。

3.2.招标文件应当按照规定的格式和标准进行创建，包括招标公

告、招标文件、补充通知、评标标准、评标方法、评标结果等。

3.3.投标文件应当包括投标函、技术方案、商务方案、投标保证

书、供应商资质证明等相关材料。

3.4.评标文件应当包括评标记录、评标报告、评标专家意见等。

4.招投标档案的归档和保存

4.1.创建完整的招投标档案后，应按照统一的归档编号和归档要

求进行归档。

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4.2.归档的招投标档案应保存在专门的档案室或库房中，确保其

安全和必威体育官网网址。

4.3.招投标档案的保存期限为5年，超过保存期限的档案应按照

规定程序进行销毁。

5.招投标档案的管理与利用

5.1.招投标档案管理应由专门的档案管理员负责，对档案的借阅

和查询进行管理和控制。

5.2.招投标档案可以根据需要进行利用，如供应商的评审、投标

质量分析、历史数据分析等。

5.3.招投标档案的利用应注意保护商业秘密和个人隐私，严禁泄

露、篡改或滥用档案信息。

6.招投标档案的销毁

6.1.招投标档案的销毁应按照公司的相关规定和程序进行，确保

销毁工作的规范和可控。

6.2.销毁过程中应有专人进行监督，并填写销毁记录，确保档案

被正确销毁和清除。

7.监督和评估

7.1.公司应建立相应的监督机制，对招投标档案管理情况进行定

期检查和评估。

7.2.评估结果应及时反馈给相关责任人，并对存在的问题进行整

改和改进。

8.附则

8.1.本制度自颁布之日起执行，具体实施细则由公司制定并通知

全体员工。

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8.2.招投标档案管理制度的修改和解释权归公司所有。

8.3.本制度的解释和适用中如遇问题和矛盾，由公司进行最终决

定。

以上是招投标档案管理制度的范本，用以规范和管理招投标档案

的创建、归档、保存和销毁等工作。欲使该制度更具可操作性，企业

可根据自身实际情况进行适当的调整和完善。

招投标档案管理制度范本（二）

一、引言

招投标是企业在工程建设、采购和服务等方面，选择合作方和供

应商的重要环节。对于企业而言，招投标的过程需要有一个完善的档

案管理制度来支撑。本文旨在描述一个招投标档案管理制度的范本，

以便企业能够规范招投标的流程，提高管理效率，降低风险。

二、招投标档案的分类与归档

1.招投标档案的分类

招投标档案按照文件种类、部门类别、项目类别等方面进行分

类。文件种类包括公告、招标文件、投标文件、评标报告等；部门类

别包括市场部门、法务部门、采购部门等；项目类别包括工程建设、

设备采购、服务外包等。

2.招投标档案的归档

应根据档案的重要程度和使用频率，将招投标档案进行不同程度

的归档。常用的归档方式有：经常使用的档案放置在便于取用的办公

区域；一般使用的档案存放在档案室中，划分好不同的存储区域；无

需经常使用的档案可以移交至档案库进行长期存储。

三、招标文件的编制和管理

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1.招标文