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使用Excel必备的四个规范化操作，有效减少80%的坑

01缩短自动保存时间间隔，防止数据的意外丢失

在使用Excel的过程中，难免会遇到意外情况，如突然断电、死机

等，导致Excel自动关闭，从而造成一些数据的丢失。

为了减少数据丢失，用户可以缩短Excel的“保存自动恢复信息时

间间隔”，其具体操作如下。

打开一个空白工作簿，选择“文件”→“选项”命令，打开

“Excel选项”对话框，切换至“保存”选项卡，在“保存工作簿”选

项区域的“保存自动恢复信息时间间隔”文本框中设置自动保存文档

的间隔时间，如“1”分钟；单击“确定”按钮，如下图所示。

02冻结窗格，滚动浏览工作表的其他数据

当在Excel中查看内容比较多的工作表时，难以比较表中的不同部

分的数据，这时候，财务人员可以利用Excel中的“冻结窗格”功能将

某几行或某几列的数据冻结起来，这样在滚动窗口时，所冻结的行或

列的数据就会被固定显示在屏幕上，从而不会随着其他单元格的移动

而变动，具体操作步骤如下。

第1步

如果要冻结某行，首先需要选中其下面的那行，如要冻结第1行

和第2行，则选中第3行，在“视图”选项卡下的“窗口”组中单击

“冻结窗格”按钮，在展开的列表中选择“冻结拆分窗格”选项，如

下图所示。

如果仅仅需要对首行和首列进行冻结，则在展开的列表中选择

“冻结首行”或“冻结首列”选项。

第2步

随后可看到选中行的上方会出现一条拆分的横线，向下滑动滚动

条，即可看到第1行和第2行的数据会固定保持不动，如下图所示。

03对工作簿进行加密，提高安全性

为了防止工作簿内容被他人随意查看，可以对重要的工作簿文件

进行加密保存，具体操作步

骤如下。

第1步

单击“文件”→“信息”→“保护工作簿”按钮，在展开的列表

中选择“用密码进行加密”选项，如下图所示。

第2步

弹出“加密文档”对话框，在“密码”文本框中输入要设置的密

码，如“000000”，单击“确定”按钮，如下图所示。

第3步

弹出“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中输入相

同的保护密码“000000”，单击“确定”按钮，如下图所示。

第4步

保存并关闭该工作簿后，重新打开该工作簿，会弹出“密码”对

话框，只有在该对话框中的“密码”文本框中输入正确的密码

“000000”，才能打开该工作簿，如下图所示。

04打印多页表格时如何在每页显示标题行

当打印的表格内容有多页时，为了在每页都打印出标题行，可以

按以下方法进行操作。

在工作表中的“页面布局”选项卡“页面设置”组中单击“对话

框启动器”按钮，打开“页面设置”对话框，切换至“工作表”选项

卡，在“顶端标题行”文本框中设置选择要打印标题行的行号，如此

处为工作表的第1行，单击“确定”按钮，如下图所示。

用同样的方法还可以设置打印的标题列。经过上面的设置，在打

印工作表内容时，每页都会自动打印标题行内容。