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归档文件整理细那么

1目的为实现档案工作的规范化，统一档案管理标准，做到文件收集齐全，分类合理，整理有

序，同时便于保管和利用，特制订本标准。

2适用范围本标准适用于集团各部门、区域公司及工程部、物业公司、商管公司、酒管公司等

档案管理工作。

3术语归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种

文件材料。

3.1立卷：按照一定的原那么和方法将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

3.2案卷：由互有联系的假设干文件组成的档案保管单位。

3.3件：归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，文件的正本与定稿为一件（如定稿过厚不易装订可单独为一件）；

正文与附件为一件（如附件数量较多不易装订可各为一件）；原件与附件为一件;转发文

与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文、请示与批复同

一年度的为一件，不同年度的可分开（但必须标识存放的关联位置）；没有批复的重要

请示可视为一件。

4归档范围、归档时间及文件质量要求

4.1归档范围、归档时间详见《集团文件资料归档范围、归档时限和保管期限表》，此处

不再详细介绍。

4.2归档文件质量要求2.1归档文件原那么上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归

档。电子文件须刻盘归档，并应有相应的纸质文件材料一并归档。

4.2.2文件书写和载体材料应能耐久保存，热敏纸、复写纸原那么上不能直接归档，须追

加原件。

5.2.3文书档案、合同档案整理以“件”为单位。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，

附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；不同文字的文本,无

特殊规定的，中文本在前，其他文本在后；合同签批单与合同正本、附件作为一件保存。

6.2.4工程档案整理以“卷”为单位。卷内文件排序时，文字材料按事项、专业顺序排列。同

一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、

请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，

同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前、图纸排后。

7.2.5声像档案要清晰完整，并提供拍摄内容、时间、背景、作者、重要人物名称等信息。如

果拍摄活动发有新闻信息，该新闻稿作为附件一定保存。

8.2.6实物档案移交时，需提供奖牌名称、获奖时间、地点、发奖/获奖单位、活动名称等5档

案的分类

5.1文书档案采用“问题-年度”分类法分类，同一全宗应保持分类方案的稳定。

5.2企业注册登记文件按照公司组卷。

5.3声像档案、实物档案采用“事件-年度”分类法分类，按照年度一事一卷（件）。

5.4与工程开发、建设、营销、运营有关的档案，按工程进行分类。

5.5其他类别按照专业形态进行分类。

6档案的整理立卷立卷原那么

6.1.1及时对归档的文件进行立卷处理，切忌拖拉积压。

6.1.2文书档案、实物档案、非工程合同文件以及声像档案资料按年度立卷。

6.1.3企业注册登记文件按注册公司立卷。

工程档案原那么上按照工程立卷，具体区分如下：

6.1.4.1工程档案按照工程立卷；工程的内部管理工程文件、工程合同文件按工程立卷；

主体施工资料、竣工图纸按各地城市建设档案馆要求按楼栋立卷；园林、市政等无法清晰划分

楼栋的按工程立卷；

竣工图可按单位工程专业等立卷。

物业公司档案按小区立卷。

6.1.5人事档案的立卷：

6.1.5.1员工关系档案按“人”立卷，即以员工个人为单位立卷。

招聘、培训、考核等非员工关系档案，按年度立卷。

财务会计档案：根据国家档案局及财政局联合下发的《会计档案管理方法》的有关规定，结合

公司的管理实际，财务会计档案按公司/工程或按年度立卷。

6.2立卷年度确实定6.2.1文件按年度立卷的，必须正确区分文件的所属年度，对于跨年度进

行的，或立卷年份和内容针对年份不完全一致的,应具体分析后确定放在哪一年度立卷。具体

如下：

6.2.1.1一般文件放在文件的成文年度立卷。如果是年末起草，在次年初批准、通过和发出

的，可放在批准、通