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养老院档案信息管理制度

《养老院档案信息管理制度》

一、目的与需求

为了加强养老院档案信息的管理，提高档案信息的利用效率，确保档案信息的真实性、完整性、安全性和必威体育官网网址性，根据国家相关法律法规、养老服务行业标准以及养老院的实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于养老院内部所有涉及档案信息的产生、收集、整理、保管、利用、销毁等环节的管理活动。

三、引用法律法规与行业标准

1.法律法规：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国老年人权益保障法》等相关法律法规。

2.行业标准：养老服务相关的国家标准、行业规范以及地方标准。

四、档案信息管理职责分工

（一）档案管理部门

1.负责制定和完善养老院档案信息管理制度，并组织实施。

2.负责档案信息的收集、整理、分类、编号、归档和保管工作。

3.负责档案信息的检索、查阅、借阅和利用服务工作。

4.负责档案信息的安全管理，采取有效的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案信息的安全。

5.定期对档案信息进行检查、清理和鉴定，对过期或失去保存价值的档案信息提出销毁建议。

（二）各业务部门

1.负责本部门在业务活动中形成的档案信息的收集、整理和初步审核工作，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。

2.协助档案管理部门做好档案信息的查阅、借阅和利用工作。

（三）信息技术部门

1.负责档案信息管理系统的建设、维护和管理工作，确保系统的正常运行。

2.提供档案信息数字化处理、存储和备份等技术支持，保障档案信息的安全和完整性。

五、档案信息的分类与整理

（一）分类原则

按照档案信息的性质、来源、形成时间、内容等因素进行分类，便于档案信息的管理和利用。

（二）分类方法

1.行政管理类：包括养老院的章程、规章制度、会议记录、工作计划、总结报告、人事档案等。

2.服务业务类：包括入住登记资料、服务协议、健康档案、护理记录、费用结算凭证等。

3.设施设备类：包括养老院的房屋建筑、设施设备的购置、安装、使用、维护、维修等方面的档案信息。

4.财务审计类：包括财务预算、决算报表、会计凭证、审计报告等。

5.其他类：包括养老院的宣传资料、荣誉证书、捐赠记录等。

（三）整理要求

1.档案信息应按照分类方案进行整理，确保分类准确、清晰。

2.档案信息应保持完整性，不得随意拆分或合并。

3.档案信息应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。

4.档案信息应编制目录，目录应包括档案名称、编号、形成日期、保管期限等内容。

六、档案信息的归档与保管

（一）归档时间

各业务部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案信息整理完毕，并向档案管理部门移交归档。

（二）归档要求

1.档案信息应齐全、完整、准确，符合档案管理的相关要求。

2.档案信息应按照分类方案进行整理和装订，装订应牢固、整齐。

3.档案信息应填写归档登记表，注明档案名称、编号、数量、形成日期、保管期限等内容。

（三）保管条件

1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防高温等条件。

2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合国家标准。

3.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行检查和维护。

（四）保管期限

1.档案信息的保管期限分为永久、长期（[X]年以上）、短期（[X]年以下）三种。

2.档案管理部门应根据档案信息的性质、价值和利用需求，确定档案信息的保管期限，并在档案目录和归档登记表中注明。

七、档案信息的查阅与借阅

（一）查阅程序

1.查阅档案信息应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。

2.查阅档案信息应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案信息带出档案库房。

3.查阅档案信息时，应遵守档案管理的相关规定，不得涂改、损毁、抽取档案信息。

（二）借阅程序

1.借阅档案信息应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。

2.借阅档案信息应办理借阅手续，领取借阅凭证，并在规定的时间内归还。

3.借阅档案信息期间，应妥善保管档案信息，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、公布档案信息。

八、档案信息的安全与必威体育官网网址

（一）安全管理

1.档案管理部门应建立健全档案信息安全管理制度，加强对档案信息的安全管理。

2.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫等设备，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。

3.档案信息管理系统应设置安全防护措施，如防火墙、加密技术、访问控制等，防止档案信息被非法访问、篡改和泄露。

（二）必威体育官网网址管理

1.档案管理部门应加强对档案信息的必威体育官网网址管理，严格遵守国家有关必威体育官网网址法律法规和养老院的必威体育官网网址制度。

2.档案信息管理人员应签订必威体育官网网址协议，严格遵守必威体育官网网址纪律，不得泄露档