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物业服务档案的建立与管理方案

档案管理制度根据国家和地方有关物业管理法规，提炼形

成的物业管理制度，使各管理项目有章可循，有规可依，有据

可查，保证各项工作的顺利进行，确保工作目标的全面实现。

1、档案资料的归档管理

（1）文件（包括印制品和音像制品等）材料的归档范围：

凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的

文件材料均应归档，不能有各部门保管，应直接交存档案室。

l）文件档案的归档范围，包括各部、室及公务活动中形

成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、

录像等内容；

2）档案的归档范围：兼职客服管理员、技术员在工作中

形成的图纸、说明书等内容；

3）专项档案的归档范围，包括各部、室在专门业务活动

中形成的各种档案，如：会议档案、声像档案、纪检档案、审

计档案等；

4）财务资料由财务部门归档办理。

（2）归档要求：

1）归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；

2）归档的文件必须签字、审批手续完备，自己清楚，图

面整洁；

3）归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的

整理；

4）是传真件的应复印后以复印件归档；

5）归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求，

必须字迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、

蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写

材料；

6）每类扶植工程竣工必须有兼职档案兼职客服办理员参

加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性

进行鉴定和验收；

7）保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、

立卷和编号；

8）档案题名应确切反应卷内文件内容，并区分保管限期；

9）文件材料的归档必须办理移交手续；

10）声像档案归档要求如下：

①归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得

私留声像档案；

②归档的声像材料必须声像清晰、完整、准确；

③归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌

等有害物；

④归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、时

间内容；

⑤归档的录音带、录像带必须注明每盘带内录入的内容；

⑥归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、

版本或标明备份数据名称及备份时间。

（3）归档时间：

1）文书档案在第二年上半年内归档；

2）建设项目在竣工验收后一个月内归档；

3）各项管理工作形成的文件材料，在当年上半年内，要

将应当归档的文件材料交各职能部门负责人审定后，由档案部

门归档。

（4）归档份数：

1）各类文件材料一般归档一式一份；

2）重要的和使用频繁的文件材料可归档一式两份或适当

增加其归档份数。

（5）不归档文件材料的范围：

1）重份和无参考利用价值的事务性、临时性文件；

2）上级机关任免、奖惩非物业中心工作人员的文件、供

参阅的文件材料；

3）上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件；

4）未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报

草稿、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）

影印文件的多次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的

最后定稿除外）；

5）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

6）参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无覆按

价值的文件材料；

7）非本单位抄送的不需要办理的文件材料；

8）下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不

必备案的文件材料。

（6）经理要经常对物业中心的文件材料的形成、积累、

整理和归档工作进行指导、监督和检查。

2、档案资料的保管

（1）所有档案资料均由物业中心档案室保管，同时建立

电子档案库；实行原始档案和电脑数据库存档双轨制。

（2）存放档案必须有专用柜、架，档案管理员应编制统

一的档案分类说明书及档案总目录,并按内容、部门、年度、

保存期限及必威体育官网网址程度的分类顺序进行组卷、逐一编号,登记造

册、编制目录、分柜保存，以便于管理和查看。业主/物业使

用人档案资料的分类原则是组团按柜、每栋按位