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文书档案管理办法

文书档案管理办法

第一章总则

第一条为规范文书档案的管理，维护公文安全和机构正常运转，

根据相关法律法规，制定本办法。

第二条文书档案管理的范围包括各级机构的公文、合同、协议、

报告、函件等相关文件，以及电子文书档案。

第三条文书档案的管理原则包括合法性原则、真实性原则、保

存性原则和可查性原则。

第四条机构应设立专门的文书档案管理部门，负责对文书档案

的收集、整理、归档和检索等工作。

第五条文书档案管理部门应制定相关制度和流程，明确文书档

案的管理规范和要求。

第六条机构应配备专业的文书档案管理人员，具备相关文书档

案管理知识和技能。

第七条机构应加强对文书档案管理人员的培训和考核，提高其

文书档案管理水平。

第八条机构应定期进行文书档案的清理和整理工作，及时清理

和报废过期的文书档案。

第九条文书档案管理部门应加强对文书档案的防火和防盗措施，

确保文书档案的安全。

第十条机构应建立文书档案管理信息系统，便于文书档案的记

录、查询和管理。

第二章文书档案的收集和整理

第十一条各部门应及时将公文、合同、协议、报告、函件等相

关文件送达文书档案管理部门，以备归档。

第十二条文书档案管理部门应按照文件的重要性和时效性进行

归档，确保文书档案的及时整理和保存。

第十三条各部门在收到文书档案管理部门的书面通知后应配合

提供相关文书档案，并按照规定的要求提供电子文书档案。

第十四条文书档案管理部门应对收到的文书档案进行分类整理，

并建立相应的文书档案目录。

第十五条文书档案管理部门应加强对电子文书档案的管理，确

保其安全和完整性。

第三章文书档案的归档和检索

第十六条文书档案管理部门应按照文书档案的重要性和时效性

确定归档期限，并制定相应的归档规范。

第十七条归档的文书档案应按照规定的档案分类和编号进行存

放，标注清楚文件名称、日期等信息。

第十八条归档的文书档案应建立合理的档案标签和索引，方便

检索和利用。

第十九条文书档案管理部门应建立完善的文书档案检索系统，

提供方便快捷的检索服务。

第二十条任何人都可以向文书档案管理部门申请查阅文书档案，

但需符合规定的条件和程序。

第四章文书档案的报废和销毁

第二十一条过期的文书档案应及时清理和报废，按照规定程序

进行销毁或存档。

第二十二条文书档案管理部门应建立过期文书档案清理和报废

的流程和机制，并做好相应的记录。

第二十三条文书档案的销毁应采取安全可靠的方式，防止文件

泄密和被他人恶意利用。

本文档所涉及附件如下：

1.文书档案管理制度

2.归档规范及注意事项

3.过期文书档案销毁申请表

本文档所涉及的法律名词及注释：

1.公文：指由机关、团体或个人向其他机关、团体或个人发布

的具有一定规范性的文件。

2.合同：指双方或多方当事人约定的权利义务关系的协议文件。

3.协议：指双方或多方当事人就某项具体事宜达成的一致意见

的书面文件。

4.报告：指对某一问题或某一情况进行详细说明和分析的文件。

5.函件：指由机关、团体或个人以书信形式往来的文件。