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人事档案管理制度

一、总则

人事档案是公司组织、人事等部门在招聘、调配、培训、考核、奖

惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务

技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全

面地考察员工的依据，是公司档案的重要组成部分。为了加强人事档

案管理，有效地保护和利用档案，使档案管理工作规范化、制度化，

特制定本制度。

二、人事档案管理职责

1、人力资源部门负责公司人事档案的管理工作，设立专人负责档

案的收集、整理、归档、保管和提供利用。

2、各部门应指定专人负责本部门员工人事档案材料的收集、整理

和移交工作，确保档案材料的完整性和准确性。

三、人事档案的内容

1、员工履历表，包括个人基本信息、教育背景、工作经历、培训

经历等。

2、身份证明材料，如身份证、户口簿等复印件。

3、学历、学位证书及相关证明材料的复印件。

4、各类资格证书、职称证书的复印件。

5、劳动合同、聘用协议等相关文件。

6、员工考核材料，包括年度考核表、绩效评估报告等。

7、奖惩材料，如表彰、奖励证书，违规、违纪处分决定等。

8、工资调整、职务晋升等相关材料。

9、离职手续相关材料，如离职申请、交接清单等。

四、人事档案的收集

1、新员工入职时，应填写完整的员工履历表，并提交相关证明材

料，由人力资源部门负责收集、审核和整理。

2、员工在公司工作期间，各部门应及时将员工的考核、奖惩、培

训、职务变动等相关材料移交至人力资源部门。

3、人力资源部门应定期与相关部门沟通，了解员工的动态，确保

档案材料的及时收集。

五、人事档案的整理

1、对收集的档案材料进行鉴别，剔除无用和重复的材料。

2、按照档案材料的内容和类别进行分类、编号和装订。

3、对档案目录进行更新和完善，确保目录与档案内容一致。

六、人事档案的保管

1、设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、干燥、通风、

防火、防潮、防虫。

2、档案库房应配备必要的设施设备，如档案柜、灭火器、温湿度

计等。

3、严格遵守档案保管的必威体育官网网址制度，非档案管理人员未经批准不得

进入库房。

4、定期对档案进行检查和清理，发现问题及时采取措施进行处理。

七、人事档案的利用

1、因工作需要查阅人事档案时，须填写《档案查阅申请表》，经

部门负责人和人力资源部门负责人批准后方可查阅。

2、查阅档案应在指定地点进行，不得将档案带出。

3、查阅者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注或损坏档

案。

4、人事档案一般不得外借，如确因工作需要外借，须经人力资源

部门负责人批准，并办理借阅手续，限期归还。

八、人事档案的转移

1、员工离职时，人力资源部门应在规定时间内将其人事档案转移

至新的工作单位或人才交流中心。

2、转移档案时，应按照规定的程序办理移交手续，确保档案的安

全和完整。

九、罚则

1、对于未按照规定收集、整理、保管和利用人事档案的部门和个

人，视情节轻重给予批评、警告或相应的处罚。

2、对于泄露人事档案内容或造成档案丢失、损坏的，依法追究相

关人员的责任。

十、附则

1、本制度自发布之日起施行。

2、本制度由人力资源部门负责解释和修订。

通过建立完善的人事档案管理制度，可以有效地保护员工的个人信

息，为公司的人力资源管理提供有力的支持，同时也有助于维护公司

的正常运营和发展。在实际工作中，我们应严格遵守制度规定，不断

优化管理流程，提高人事档案管理的水平和质量。