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（流程管理）会务流程管理

会务流程管理

壹、会前准备

（一）会议计划和成本预算

1．会议计划

首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需要时间、地点、议程等。

（1）会议议题:运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会

（2）会议名称：运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会

（3）出席对象：院、系领导，离退休代表、学生代表

（4）主持人：赵小狮

2.会议成本预算

（1）会场装饰费400元，租用花卉礼仪300元；

（2）设备费200元

（3）文件资料费，即制作筹备400元，宣传会议以及完成会议

议程所必需的各类文件的费用及相应的文具费150元

（4）人工费，即会场布置者、礼仪生的报酬600元

（5）茶水费800元

（6）奖品费用2000元

（7）餐费3000元。

总计：7850元

3.会议时间：2011年10月11日

4.会议地点：运城学院（老校区）2号楼大礼堂

（二）文件准备

1.开幕词

开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，壹般带有预告及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面：（1）对来宾和和会人员表示欢迎；（2）对会议的内容、任务、目的作简要介绍；（3）预祝会议成功。

2．工作方案

工作方案是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作方案必须有实质性的内容，既能够是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾和总结，也能够是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作方案既要全面，又要重点突出。

3.发言稿

这里指的是除工作方案之外的其他和会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，壹般不宜太长。

4.其他会议文书

除了文件之外，秘书仍应准备好会议所用的技术性、程序性或服务性额文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、会议须知、作息时间表、和会人员名单等等。

（三）会场准备

对会场的要求总体上是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、壹应设备齐全、利于安全和必威体育官网网址。

1.会场布置

会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求以外，仍应考虑形状、

大小、桌椅安排等布置。

本次会议于礼堂前方安排主席台。主席台为长方形桌，上铺黑色桌布。

2.主席台席位

第壹排的正中为首席，其次是左位，再次是右位，先左后右，左高右低，前排为主，后排为次，其他的依此类推。于席位前放置姓名牌，便于按位入座。

3.会场设施

会场壹应设施均必须于开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备应事先反复检查、调试（如扩音器的音量大小），以免临时发生故障或出现差错。

本次会议采取中型会议模式。

（四）会议议程、程序的拟定

1.运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会议程时间：2010年10月11日

（1）主持人宣布：请参加大会的院领导、系领导、离退休老年同志其他和会者入座

（2）奏国歌

（3）院党委副书记安建平宣读受表彰先进单位及个人名单，院领导向获奖单位和个人颁发奖牌和证书。

（4）和会代表发表讲话（离退休代表、各系代表、学生代表、院党委副书记、院长姚纪欢，院党委副书记赵小狮）

（5）主持人宣布：运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会结束。

2.日程表

时间

活动名称

内容

地点

参加对象

主持人

10

月11日上午

8：

00-12：

00

举行会议

各和会人员召开会议

老校区大礼堂

各和会人员

赵小狮

10

月11日中午

12：

00-14：

00

就餐

就餐

老校区小餐厅

各和会人员

赵小狮

（五）会议通知的发送

此次会议的通知方式主要有以下几种：

1、通知书送达

会议通知

xxx老师：

兹定于2010年10月11日上午8：00——12：00于老校区大礼堂召开运城学院庆祝第23个老年节暨表彰大会，请准时出席。

院办公室

2010年10月7日

2、电话通知

二、会间工作

（一）会场的组织和服务

1.报到和签到

会议正式开始前，应做好和会者的报到和签到工作，且准确统计人数（包括出席者姓名，缺席者姓名及原因），提交给会议主持人。

本次会议和会者报到和签到，采用签到本签到的方式。

2.材料发放

和会者到