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oa系统管理规范

OA系统管理规范

一、引言

随着企业信息化建设的不断推进，OA系统（办公自动化系统）已

成为企业提高工作效率、优化管理流程的重要工具。为了确保OA系

统的稳定运行，充分发挥其功能，提高工作效率，保障信息安全，特

制定本管理规范。

二、适用范围

本规范适用于企业内所有使用OA系统的员工。

三、职责分工

（一）信息技术部门

1、负责OA系统的技术支持、维护和升级工作。

2、制定和实施OA系统的安全策略，保障系统的安全运行。

3、对员工进行OA系统操作培训和技术指导。

（二）各部门负责人

1、负责本部门OA系统的使用管理，监督员工遵守本规范。

2、协调解决本部门在使用OA系统过程中出现的问题。

（三）员工

1、按照本规范正确使用OA系统，完成工作任务。

2、保护个人账号和密码的安全，不泄露给他人。

3、及时处理OA系统中的工作流程和信息。

四、系统登录与账号管理

（一）员工应使用分配的个人账号登录OA系统，不得借用他人账

号。

（二）首次登录后，应及时修改初始密码，密码应具有一定的复杂

性，包括字母、数字和特殊字符，并定期更换。

（三）若忘记密码，应通过系统提供的找回密码功能或联系信息技

术部门进行重置。

五、工作流程管理

（一）各部门应根据实际工作需要，制定和优化本部门的OA工作

流程，并报信息技术部门备案。

（二）员工发起工作流程时，应准确填写相关信息，确保流程的顺

利流转。

（三）对于待办工作流程，员工应及时处理，不得拖延，以免影响

工作效率。

（四）流程处理完毕后，应及时归档，以便查询和统计。

六、信息发布与共享

（一）员工在OA系统中发布信息应遵循真实、准确、及时的原则，

不得发布虚假、误导或违法信息。

（二）重要信息的发布应经过部门负责人审核。

（三）对于共享文件和资料，应设置合理的访问权限，确保信息安

全。

七、邮件使用规范

（一）使用OA系统的邮件功能应遵循企业的邮件管理规定，不得

发送与工作无关的邮件。

（二）邮件应文明、规范，语言得体，避免使用不当言辞。

（三）定期清理邮件，避免邮箱存储空间不足。

八、移动办公管理

（一）使用移动设备登录OA系统应安装正版的移动客户端，并确

保设备的安全。

（二）在移动办公过程中，应注意保护企业信息的安全，避免在公

共网络环境中处理敏感信息。

九、系统安全管理

（一）员工不得利用OA系统从事任何危害系统安全的活动，如黑

客攻击、病毒传播等。

（二）严禁在OA系统中存储、处理和传输国家机密、商业秘密和

个人隐私等敏感信息。

（三）信息技术部门应定期对系统进行安全检查和漏洞修复，确保

系统的安全稳定运行。

十、培训与考核

（一）信息技术部门应定期组织员工进行OA系统的操作培训，提

高员工的使用技能。

（二）各部门负责人应对本部门员工的OA系统使用情况进行考核，

考核结果纳入员工绩效评估。

十一、违规处理

对于违反本管理规范的行为，将视情节轻重给予警告、罚款、暂停

使用OA系统等处罚；情节严重的，将依法追究法律责任。

十二、附则

（一）本规范由信息技术部门负责解释和修订。

（二）本规范自发布之日起生效执行。