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整体解决方案系列

别墅管理处档案管理措施

（标准、完整、实用、可修改）

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编号：FS-QG-72150

别墅管理处档案管理措施

Villamanagementofficefilemanagementmeasures

说明：为明确各负责人职责，充分调用工作积极性，使人员队伍与目

标管理科学化、制度化、规范化，特此制定

别墅项目管理处档案管理措施

1、档案的建立

(1)建立档案管理制度

(2)确定档案的内容

档案管理具体管理内容涉及建筑档案、业主及物业使用

人档案、管理工作档案、社区志史档案、财务会计档案等。

根据要求以下就建筑物档案、管理工作档案的管理具体说明。

a.建筑物档案:1)建筑物原始档案;2)建筑物维护、改造

档案;3)业主装修、改造工程档案

b.业主档案:业主档案是指物业管理单位为了正常的管

理工作需要，收集掌握的有关各业主的文件材料和信息。

1)收集业主/用户单位资料

2)业主/用户缴费记录包括各样应付之押金

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3)业主/用户装修工程文件

4)业主/用户迁入时填具之资料

5)业主/用户资料补充

业主/用户联络资料

紧急事故联络人的资料

管理人员在日常职务常与业主/用户人事变迁资料

6)业主/用户与管理处往来文件

7)业主/用户违规事项与欠费记录

8)业主/用户请修记录

9)业主/用户投诉记录

10)业主/用户单位有关的工程档案(与二次装修工程有

关资料)

c.社区志史活动档案:社区志史活动档案是指物业管理

区域作为一个区域社会，在举行或参与各项社会活动中形成

并需要归档保存的，反映社区历史发展、文化发展精神文明

进步的各类文件材料。

d.管理工作档案:管理工作档案是指管理公司在物业管

理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料。

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(3)档案的产生收集、接收和移交

1)工程技术部负责收集、接收竣工验收资料、房屋的单

体竣工图等项目建筑物的原始资料;

2)各组团协调管理处负责收集用户资料、装修管理资料、

投诉及回访记录等;

3)客服部负责收集文书档案资料及社区志史活动档案;

4)其他档案资料和维修、巡视、运行及服务活动记录分

别由各职能部门负责收集。

2、档案的管理

(1)档案的分类、编目及着录

(2)档案的整理装订

(3)档案的电脑化管理

3、档案管理的要求

(1)收集报刊应注意收集整份，尽量不要剪裁，并要备有

复印件供使用。

(2)对收集到的档案资料，要逐件确定其保存价值，保存

期限及是否需要补充相关资料。

a、对资料进行整理，即进行基本的分类、组合、排列和

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编目。

b、装订之前，要将文件上的订书钉、回形针等铁物全部

拆除，以免锈蚀案卷。

c、档案保管工作的中心任务是维护档案的完整和安全。

要做到:防火、防光、防潮、防霉、防尘、防虫。

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