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费用报销及款项报支的管理制度

一、为了规范公司费用报销流程，加大内部费用的控制力度，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

二、公司费用报销，严格按照以下流程办理：

报销人员按财务要求填写好报销单据；

报相关部门主管复核

报财务部审核；

报公司上级领导审批;

三、各部门报销各项支出，必须凭合法的发票、收据报销，填写报销凭证必须不同的费用应分别填写项目及金额，不得将不同的费用混在一起，发票、报销凭证等应填写规范，不得涂改，否则财务不予报销。报销凭证应注明经办人、费用的用途。各种费用支出必须列明详细的清单，注明费用所属，如公交费及路桥费等必须注明去向日期、地址、事由，快递费单据必须有明确的收件人名称、邮寄地址及邮寄物品的名称或合同号、物品的重量、费用金额及日期等，快递费单据金额不能自行涂改，如填写不清楚的应向投递员索取有效的收据才允许报销。

四、部门需要的办公用品，必须预先填写“采购申请单”，由公司指定部门统一购买，公司“办公费”应严加控制，并妥善使用和保管办公设施和办公耗材，节约各种消耗材料，努力降低办公费用。

五、对各种“业务招待费”开支，应实行“先申请，后应酬”控制办法。费用金额严格控制在限额以内。每次业务招待费，应先报相关部门最高级别领导批准，完善有关手续后，方可开支。招待费用应单独填写报销凭证，不得与其它费用混在一起，并注明用途。未经批准的招待费用，由就餐者个人承担。

六、部门各项借款应注明还款日期和借款事由，所借款项必须及时来财务办理结算手续，一项借款，对应冲销该笔费用，不得将费用报销后，该借款作为下笔借款，需借款时，应另写借条再借。如无特殊原因，财务原则上对员工所借款项在下月工资一律予以扣减。但对经常采购的部门可采取借支一定的限额备用金的方式预借垫支，财务到一定期限清理一次借款。

八、购入材料必须附有仓库经办人签字的”入库单”才允许付款或报销。特殊情况部门购物必须附有购物清单，并有实物验收人签名，并附上预先批准的“申请单”才予以报销；

九、当月费用，应当及时来财务办理报销手续，过期费用，没有特殊原因或未经总经理批准，一律不得报销。

十、所有费用一律要预先申请，经批准后才准予报支。大笔费用开支如广告费、工程费、部门特殊活动所需费用支出等，必须提前申请，经总经理同意，才可支付。申请付款时，必须附上相应的合同和预先审批的申请报告或计划书。

十一、使用支票结算的款项，收款人与出具发票单位名称必须一致，否则，应对方应开具付款委托证明才予以支付。

十二、员工差旅费应按规定标准，差旅费报销按以下规定执行：

1、外出办事当天能赶回公司不需在外住宿的，作外勤。在深圳市区外办事，当天不能回公司的，作出差。

2、员工出差，统一按以下标准报销差旅费：

出差餐费以每人每天按30元标准补助，交通费每天按不超过15元报销，特殊情况超标的应向部门总监申请批准后作调整；

3）住宿费按出差实际住宿天数每人每天不超过150元标准凭发票报销；

4）、其他交通工具报销按相关部门最高级别领导批示报销，对自带车辆外出的，不得报销交通费用；

5）、员工出差因业务需要招待客户的，应按招待费的有关规定请示总经理。出差期间，有报销招待费用的，每餐扣减当天伙食补助；

6）、住宿费、交通费、凭正规发票报销，未超过标准的，不补发给个人，超过部分自负。各项费用均单独计算是否超标准，不能将全部费用合并在一起计算。

7）、员工出差回公司后，应在三天内填写《差旅费报销单》，办理审批手续后到财务部报销。

8）、填写《差旅费报销单》时，应将各项费用分开，据实填写，不得混在一起。对填写不清的，财务部有权不予受理。

9）、连续出差的员工，《差旅费报销单》应分次填写，不能将几次合并在一起报销。

财务部

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